Audyt małej firmy: na czym polega i jak się do niego przygotować

Spis treści:

• Definicja i rodzaje audytów biznesowych
• Możliwe rezultaty audytów
• Oznaki zbliżającego się audytu firmy
• Skuteczne strategie przygotowania firmy do inspekcji

Autorką artykułu jest Maria Kuznetsova, prawniczka i zastępczyni dyrektora generalnego ds. prawnych w kancelarii Legal Boutique.

Dla małych firm wszelkie kontrole często stają się źródłem stresu i czasami prowadzą do nieefektywnego wykorzystania czasu i zasobów. Wielu trudności można jednak uniknąć, jeśli wcześniej zapoznasz się z podstawowymi zasadami i wymaganiami.

W tym artykule dla redakcji „Biznes” wydawnictwa Skillbox Media poruszę następujące tematy:

• Audyt biznesowy to proces, w którym ocenia się różne aspekty działalności firmy w celu określenia jej kondycji finansowej, legalności jej działalności oraz zgodności z ustalonymi standardami. Istnieje kilka rodzajów audytów, z których każdy może mieć swoją specyfikę i cele.

  1. Audyt finansowy ma na celu analizę sprawozdań księgowych, przepływów pieniężnych i innych wskaźników finansowych. Pomaga on określić rzeczywisty stan spraw firmy i zidentyfikować potencjalne zagrożenia.

  2. Audyt prawny obejmuje kwestie zgodności, w tym dostępność niezbędnych licencji, zgodność z prawem pracy i innymi przepisami. Ten rodzaj audytu jest ważny dla wyeliminowania możliwych konsekwencji prawnych.

  3. Audyt operacyjny koncentruje się na wewnętrznej strukturze i procesach firmy. Pozwala ocenić wyniki, zidentyfikować słabe punkty i zasugerować obszary do poprawy.

  4. Audyt podatkowy przeprowadza się w celu analizy prawidłowości płatności podatkowych i zgodności z przepisami podatkowymi. Jest to szczególnie ważne dla zapobiegania karom i innym sankcjom nakładanym przez organy podatkowe.

  5. Due diligence w obrocie handlowym obejmuje badanie pozycji rynkowej, konkurencyjności i reputacji firmy. Ten rodzaj due diligence może być przydatny podczas przygotowań do fuzji lub przejęcia.

  Każdy z tych rodzajów audytów ma swoje własne cele i metody, a ich wybór zależy od konkretnej sytuacji i potrzeb biznesowych.

• Jakie są możliwe rezultaty działań?
• Można ustalić, czy firma może zostać objęta audytem, ​​zwracając uwagę na kilka kluczowych wskaźników. Po pierwsze, warto monitorować zmiany w przepisach lub nowe inicjatywy agencji rządowych, które mogą mieć wpływ na branżę. Ponadto, jeśli firma odnotowała naruszenia w przeszłości lub otrzymała zawiadomienia od organów regulacyjnych, może to wskazywać na możliwość przeprowadzenia audytu.Ważne jest również uwzględnienie działań konkurencji i informacji branżowych. Jeśli w Twojej branży przeprowadzane są liczne audyty, może to oznaczać, że Twoja firma również może być pod lupą. Równie ważne jest zwracanie uwagi na sygnały wewnętrzne: jeśli pracownicy zaczynają zadawać dużo pytań dotyczących dokumentacji lub procedur, może to oznaczać przygotowania do audytu.

  Wreszcie, utrzymywanie otwartego dialogu z audytorami i konsultantami pomoże Ci z wyprzedzeniem zidentyfikować potencjalne zagrożenia i przygotować się do ewentualnych inspekcji.

• Przygotowanie do audytu wymaga systematycznego podejścia i starannej organizacji. Najpierw zapoznaj się z wymaganiami i kryteriami oceny, aby zrozumieć, co dokładnie będzie badane.

  Następnie dobrym pomysłem jest stworzenie planu pracy, który pomoże Ci rozdysponować czas i energię. Sporządź listę tematów lub zadań do omówienia lub powtórzenia. Skutecznym rozwiązaniem jest korzystanie z różnych metod nauki, takich jak robienie notatek, dyskusje z kolegami lub testy próbne.

  Pamiętaj również o znaczeniu przerw: krótkie przerwy pomogą utrzymać koncentrację i poprawić zrozumienie informacji. Na koniec nie zapomnij o regularnym powtarzaniu materiału, aby utrwalić swoją wiedzę. Takie podejście pomoże Ci podejść do audytu z pewnością siebie i wykazać się swoimi umiejętnościami.

Definicja i rodzaje audytów biznesowych

Termin „audyt” nie jest używany w ustawodawstwie. Jest to potoczne określenie środków kontroli i nadzoru (CSM). CSM to proces, w którym organy państwowe lub miejskie oceniają zgodność przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Kontrolę mogą przeprowadzać różne organizacje. Na przykład Ministerstwo ds. Sytuacji Nadzwyczajnych sprawdza przestrzeganie przepisów przeciwpożarowych, Rospotrebnadzor ocenia jakość towarów i ich oznakowanie, a Federalna Służba Podatkowa monitoruje prawidłowość naliczania i opłacania podatków. Łącznie istnieje 17 rodzajów kontroli.

Małe firmy są generalnie poddawane kontrolom dość rzadko. Czasami odbywa się to tylko raz w roku lub nawet rzadziej – raz na kilka lat. Firmy, które są uznawane za podmioty o podwyższonym ryzyku lub mają historię naruszeń, są kontrolowane znacznie częściej.

Wszystkie rodzaje kontroli można podzielić na kilka kategorii:

• W zależności od metody kontroli istnieją dwa rodzaje: dokumentacyjne i na miejscu. Podczas kontroli dokumentów przedstawiciele organu regulacyjnego analizują dokumenty przedłożone przez firmę. Kontrole na miejscu, czyli kontrole na miejscu, polegają na wizycie inspektorów w organizacji na miejscu, na przykład w jej biurze.
• W zależności od terminu, kontrole dzielą się na dwie kategorie: planowane i nieplanowane. Pierwsze przeprowadzane są zgodnie z ustalonym harmonogramem, drugie zaś bez uprzedzenia i mogą odbywać się nawet w trakcie moratorium.

Od 2025 roku wzrosła liczba powodów organizacji nieplanowanych wydarzeń. Zmiany te wprowadzono do Dekretu Rządu Federacji Rosyjskiej nr 336 z dnia 10 marca 2022 r., a także do Ustawy Federalnej nr 248-FZ. Kontrole pozaplanowe mogą być teraz przeprowadzane w następujących przypadkach:

• z powodu braku powiadomienia o rozpoczęciu działalności;
• z powodu błędów w oznakowaniu produktów;
• z powodu zaniedbania kontroli planowej;
• z powodu trudności związanych z bezpieczeństwem transportu;
• w trakcie monitorowania przestrzegania obowiązkowych norm organ nadzoru może wykryć nieprawidłowości w użytkowaniu sprzętu kasowego.

Oprócz kontroli planowych i pozaplanowych odbywają się również wizyty prewencyjne. Mogą to być spotkania osobiste lub zdalne z inspektorem, podczas których omawiane są kwestie zgodności z obowiązkowymi normami. Wizyty takie mogą być inicjowane przez organ regulacyjny, w którym to przypadku są one uznawane za obowiązkowe, lub przez samą firmę lub przedsiębiorcę indywidualnego.

Kontrole prewencyjne muszą być obowiązkowe w przypadku następujących kategorii:

• Jeśli obiekt jest sklasyfikowany jako należący do grupy skrajnie wysokiego lub wysokiego ryzyka, wówczas stosuje się określone środki zgodnie z przepisami. W przypadku obiektów należących do innych kategorii ryzyka stosuje się zasady określone w przepisach dotyczących rodzaju kontroli.
• Jeśli złożono zawiadomienie o rozpoczęciu określonych rodzajów działalności, kontrola musi zostać przeprowadzona w ciągu sześciu miesięcy.
• jeśli wizyta jest uwzględniona w planie kontroli;
• w przypadku otrzymania zlecenia od prezydenta, premiera lub jego zastępcy, a także od szefa regionu.

Nie można odmówić takiej wizyty. Wizyta trwa 10 dni roboczych. Jeżeli inspektor stwierdzi jakiekolwiek uchybienia w trakcie kontroli i nie zostaną one skorygowane do końca wizyty, firma otrzyma nakaz nakazujący ich skorygowanie.

Czym jest moratorium?

Jest to środek wprowadzony 1 stycznia 2016 r. i przedłużony do 1 stycznia 2030 r. Zgodnie z nim nie przeprowadza się planowych kontroli małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP).

Moratorium to nie ma jednak zastosowania do niektórych kategorii podmiotów, w tym przedsiębiorstw zaklasyfikowanych jako przedsiębiorstwa o bardzo wysokim i wysokim ryzyku, a także obiektów produkcyjnych zaklasyfikowanych jako klasa zagrożenia 2 i budowli hydrotechnicznych tej samej klasy.

Możliwe wyniki kontroli

Jeśli podczas kontroli nie zostaną stwierdzone żadne naruszenia, nie będą miały miejsca żadne negatywne konsekwencje. W przypadku wykrycia drobnych naruszeń inspektor sporządza protokół, który może skutkować następującymi działaniami:

• wydaniem nakazu usunięcia naruszenia w określonym terminie;
• Wysokość grzywny różni się w zależności od rodzaju naruszenia. W większości przypadków nie przekracza ona 50 000 rubli.

Z reguły inspektorzy wolą ograniczyć się do wydawania nakazów. Grzywny nakładane są rzadko.

Oprócz wydawania nakazów i nakładania grzywien mogą wystąpić inne konsekwencje. Organy regulacyjne mają zatem prawo:

• czasowo zawiesić działalność przedsiębiorstwa;
• nałożyć kary pieniężne w znacznie wyższych kwotach – mogą one sięgać np. 1 miliona rubli w przypadku naruszenia wymogów sanitarnych;
• wszcząć postępowanie karne;
• odnotować nieprawidłowości w rejestrach, co z kolei może mieć wpływ np. na interakcje z partnerami biznesowymi;
• zgłosić naruszenia organom regulacyjnym.

Jednak takie konsekwencje zdarzają się rzadko, najczęściej w sytuacjach poważnych naruszeń. Może się tak zdarzyć na przykład w przypadku zagrożenia życia i zdrowia klientów, wielokrotnych naruszeń przepisów przez firmę lub ukrywania dochodów, a także w przypadku działalności przestępczej.

Sygnały zbliżającej się kontroli w firmie

Przedsiębiorcy mają możliwość wcześniejszego otrzymywania informacji o planowanych kontrolach swoich organizacji lub partnerów. Poniżej wymieniono źródła, w których można znaleźć takie informacje.

Ujednolicony Rejestr Środków Kontroli (ERKNM) umożliwia użytkownikom dostęp do danych o kontrolach. Aby to zrobić, muszą oni wprowadzić informacje o organizacji, takie jak NIP, OGRN i pełną nazwę przedsiębiorcy. Korzystając z Jednolitego Rejestru Działalności Kontrolnej (URCNM), można dowiedzieć się o planowanych kontrolach, w tym o ich dacie, organie przeprowadzającym kontrolę i przedmiocie kontroli, a także zapoznać się z wynikami już przeprowadzonych kontroli.

Ogólny Rejestr Działalności Kontrolnej pozwala określić, które instytucje mają prawo do kontroli Państwa działalności i na jakiej podstawie.

Organy regulacyjne, takie jak Rostrud, regionalne biura Ministerstwa ds. Sytuacji Nadzwyczajnych, Rospotrebnadzor i Federalna Służba Podatkowa, publikują dane na swoich stronach internetowych. Na przykład Prokuratura Generalna i Rostrud powiadamiają o planowanych kontrolach z kilkudniowym wyprzedzeniem.

Na swoim koncie osobistym na platformie Gosuslugi można skonfigurować powiadomienia o trwających kontrolach. Funkcja ta znajduje się w sekcji „Kontrola i Nadzór”.

Platforma cyfrowa MSP.RF oferuje możliwość skonfigurowania powiadomień o nadchodzących kontrolach. Funkcja ta jest dostępna w sekcji „Państwowe powiadomienia o nadchodzących kontrolach przedsiębiorstw”. Platforma informuje użytkowników o wizytach prewencyjnych, kontrolach nieplanowanych i planowanych działaniach kontrolnych.

Jedną z wad takich powiadomień jest to, że nie zawsze można z wyprzedzeniem poznać datę i osobę inicjującą kontrolę. Informacje o kontrolach nieplanowanych zazwyczaj pojawiają się w systemie dopiero po podjęciu decyzji o przeprowadzeniu kontroli, a czasem nawet po jej zakończeniu.

Możliwe jest również korzystanie z aplikacji mobilnej „Inspektor”. Umożliwia ona interakcję online między firmami a organami regulacyjnymi. Aplikacja umożliwia wymianę dokumentów i powiadomień, rejestrowanie korespondencji, a także dostęp do informacji o planowanych kontrolach i ujednolicony rejestr rodzajów kontroli.

Skuteczne strategie przygotowania firmy do kontroli

Każda kontrola ma swoją unikalną charakterystykę. Istnieją jednak uniwersalne zalecenia, które mogą nie tylko zminimalizować prawdopodobieństwo nałożenia grzywny, ale także znacznie zmniejszyć stres podczas kontroli. Oto te wskazówki.

Monitoruj poziom ryzyka w swojej organizacji. Jeśli zostanie on przekroczony, złóż wniosek do inspekcji pracy o obniżenie kategorii, aby zmniejszyć liczbę planowanych kontroli.

Terminowo gromadź niezbędne dokumenty. Na przykład nie przegap okazji, aby zgłosić rozpoczęcie działalności i zarejestrować się w systemie Honest Sign w celu etykietowania produktów.

Uczestnicz w kontrolach prewencyjnych. Możesz zaprosić inspektora dobrowolnie lub zorganizować wizytę online, aby zidentyfikować potencjalne naruszenia i naprawić je przed nałożeniem grzywny.

Rozpatruj skargi i opinie. Ważne jest, aby szybko odpowiadać na zapytania zarówno pracowników, jak i klientów. Jeśli Twoi pracownicy lub klienci zdecydują się złożyć skargę nie tylko Tobie, ale również organom regulacyjnym, może to doprowadzić do nieoczekiwanej kontroli.

Regularnie przeprowadzaj audyty. Aktualizuj informacje na stronie internetowej firmy, monitoruj terminy raportowania i przestrzegaj przepisów przeciwpożarowych i sanitarnych.

Organizuj szkolenia dla pracowników, aby wyjaśnić, co zrobić po przybyciu inspektorów. Określ, kto ma prawo z nimi rozmawiać i wyjaśnij, gdzie znajdują się niezbędne dokumenty. Interakcja z inspektorem jest kluczowa, ponieważ nawet przypadkowe pytanie może zasygnalizować obecność problemów i doprowadzić do dodatkowej kontroli.

Zatrudniaj profesjonalistów z odpowiednimi kwalifikacjami. Nawet jeśli Twoja organizacja nie ma środków na zatrudnienie wewnętrznego księgowego lub prawnika, warto rozważyć zlecenie usług wykwalifikowanym specjalistom na zewnątrz. Pomoże Ci to uniknąć błędów podczas sporządzania umów z klientami i zapewnić prawidłową księgowość.

Bądź na bieżąco. Zwracaj uwagę na zmiany w przepisach i nowe kary. Dostosuj swoje procesy pracy, aby uniknąć naruszania nowych przepisów.

Jeśli interesuje Cię przedsiębiorczość, materiały redakcji „Biznes” Skillbox Media mogą okazać się dla Ciebie bardzo przydatne.

• Ustawa 115-FZ: kto kontroluje Twoje przelewy pieniężne, w jaki sposób się odbywają i w jakim celu.
• Czy klient ma rację w każdej sytuacji? Porozmawiajmy o zjawisku znanym jako terroryzm konsumencki.
• Pięć wskaźników wskazujących na problemy w biznesie.
• Rozpoczęcie wspólnego biznesu w trio: jak nawiązać efektywną współpracę i uniknąć konfliktów.
• 10 trudnych pytań, które pomogą zidentyfikować słabości w Twojej firmie.