Biznes

Excel: Jak korzystać ze wszystkich funkcji programu za pomocą jednego kliknięcia

Oryginał po rosyjsku: blog.skillbox.by
Skróty klawiszowe programu Excel —

Spis treści: 

Microsoft Excel. Narzędzie, bez którego nie można się obejść podczas przetwarzania dużych ilości danych

Microsoft Excel zawiera około 500 ukrytych funkcji, nie licząc standardowych narzędzi, które są znane większości użytkowników. Jednak nauka wszystkich funkcji nie jest konieczna.

Procesor arkuszy kalkulacyjnych to prawidłowa nazwa tego typu oprogramowania. Najczęściej korzystają z niego księgowi, ekonomiści, finansiści, specjaliści ds. marketingu, pracownicy magazynów i logistyki. Używają go do analizowania wyników kampanii reklamowych, generowania list płac, prowadzenia ewidencji księgowej i podatkowej, tworzenia wykresów do prezentacji i projektów biznesowych oraz tworzenia baz danych pracowników, klientów i produktów. To wszechstronne narzędzie, a różni specjaliści korzystają z różnych funkcji. Skróty klawiszowe znacznie przyspieszają i upraszczają pracę z arkuszami kalkulacyjnymi. Eliminują one konieczność ciągłego przełączania się na mysz podczas formatowania tekstu, zaznaczania, kopiowania lub wycinania danych, a także wstawiania nowego wiersza lub kolumny. Klawisze skrótu ułatwiają znajdowanie funkcji ukrytych głęboko na kartach i nie zaśmiecają już przeładowanego paska narzędzi dodatkowymi przyciskami.

Rozwijaj swoje umiejętności obsługi programu Excel w pracy i życiu prywatnym dzięki Skillbox. Poznasz wszystkie przydatne funkcje programu i od razu zaczniesz z nich korzystać w codziennych zadaniach.

Dowiedz się więcej

Główne grupy skrótów klawiszowych. Przyjrzyjmy się przykładom

Excel używa standardowych skrótów klawiszowych systemu Windows, a także tych wspólnych dla całego oprogramowania firmy Microsoft. Na przykład klawisze do formatowania tekstu, edycji, zapisywania, cofania ostatnich zmian i ich ponownego wprowadzania.

Ale Excel oferuje setki specjalistycznych narzędzi, które można znaleźć i używać z klawiatury za pomocą kilku naciśnięć klawiszy. Dlatego wygodniej jest podzielić skróty klawiszowe na kilka grup: podstawowe klawisze funkcyjne, formatowanie tekstu, dostęp do funkcji i formuł, zaznaczanie i nawigacja w tabeli, klawisze nawigacyjne, wiersze i kolumny. Rozważmy każdą grupę osobno.

Uwaga! Kombinacje skrótów klawiszowych w opisie można rozdzielić za pomocą:

 

  • przecinka (,) – wówczas klawisze należy naciskać pojedynczo;
  • Znak plus (+) — wszystkie klawisze muszą zostać naciśnięte jednocześnie, zgodnie z tym schematem: naciśnij i przytrzymaj pierwszy przycisk, a następnie naciśnij drugi i trzeci.

Główne klawisze funkcyjne

Są to standardowe funkcje edycji i zarządzania plikami, działające w aplikacjach biurowych i interfejsie systemu operacyjnego. Do najpopularniejszych skrótów klawiaturowych funkcji, które ułatwiają pracę w programie Excel, należą:

  • Ctrl + S.Standardowa kombinacja do zapisywania pliku, która pozwala szybko zapisać wprowadzone zmiany. Ta opcja jest szczególnie przydatna podczas pracy z dużymi tablicami danych, gdzie przy dużym obciążeniu możliwe są awarie i zamknięcia programu.
  • Ctrl + N. Ten skrót klawiaturowy służy do tworzenia nowego skoroszytu z tabelami — tak nazywa się plik w programie Excel. Jeden skoroszyt może zawierać wiele oddzielnych arkuszy z tabelami.
  • Ctrl + C. Jest to standardowa funkcja działająca w wielu aplikacjach, w tym w edytorach tekstu, edytorach zdjęć i Eksploratorze Windows. W programie Excel ten skrót klawiaturowy służy do kopiowania zaznaczonego tekstu lub komórek. Jeśli skopiujesz tablicę komórek, zostaną one wklejone w tej samej formie w nowej lokalizacji, bez naruszania struktury tabeli. Jeśli skopiujesz skopiowane komórki do dokumentu Worda, osadzona tabela Excela zostanie wklejona z zachowaniem formatowania i dodanych formuł, a nie tylko danych.
  • Ctrl + X.Podobnie jak poprzednia kombinacja, działa ona w Eksploratorze i innych aplikacjach biurowych. Służy do wycinania zaznaczonego tekstu lub tablicy komórek.
  • Ctrl + V. Skróty klawiszowe do wklejania skopiowanych lub wyciętych danych można użyć kombinacji Ctrl + C, Ctrl + X lub za pomocą menu po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.
  • Ctrl + Z. Standardowy skrót klawiaturowy, który działa nie tylko w programie Excel, ale także w innych programach. Pozwala szybko cofnąć ostatnią czynność. Na przykład, jeśli przypadkowo usunięto wprowadzone dane. Ponowne naciśnięcie spowoduje cofnięcie czynności poprzedzającej ostatnią i tak dalej. Czynności można cofać bez ograniczeń, aż do ostatniego ręcznego lub automatycznego zapisu.
  • Ctrl + Y. Jest to przeciwieństwo kombinacji Ctrl+Z. Pozwala na powtórzenie ostatniej cofniętej czynności. Jeśli wcześniej nie cofnięto żadnej czynności, naciśnięcie tej kombinacji spowoduje powtórzenie ostatnio wprowadzonego znaku.
  • Ctrl + P. Ta kombinacja otwiera stronę ustawień drukowania lub natychmiast drukuje dokument, jeśli taka funkcja jest ustawiona w ustawieniach drukarki.

Formatowanie tekstu

W Excelu możesz zrobić więcej niż tylko zmienić czcionkę i podkreślić tekst. W arkuszu kalkulacyjnym możesz formatować komórki pod kątem godziny i daty oraz dostosowywać sposób wyświetlania ułamków. A skróty klawiszowe znacznie to ułatwiają – nie musisz odrywać wzroku od wprowadzanych danych. To nie tylko przyspiesza pracę, ale także zmniejsza ryzyko błędów w pisowni.

Skróty formatowania działają w obie strony — stosują lub usuwają wybrane formatowanie z tekstu. Popularne skróty klawiaturowe to:

  • Ctrl + B. Ten skrót stosuje opcję pogrubienia do zaznaczonego tekstu. Jeśli naciśniesz ten skrót podczas wprowadzania danych, dalszy tekst będzie pogrubiony.
  • Ctrl + I. Ten skrót stosuje opcję kursywy do tekstu. Skróty klawiaturowe można stosować do zaznaczonego tekstu lub podczas pisania, bez konieczności przełączania uwagi na mysz i pasek narzędzi.
  • Ctrl + U.Używane do opcji „podkreślony tekst”. Kombinacja działa na tej samej zasadzie, co dwie poprzednie.
  • Ctrl + K.Otwiera menu do konfigurowania hiperłącza. Standardowe funkcje programu Excel umożliwiają dodanie łącza do dowolnej strony internetowej, powiązanie adresu e-mail lub konkretnej komórki w dokumencie, w tym innych arkuszy w bieżącym skoroszycie.
  • Ctrl + 1. Otwiera menu „Formatowanie komórek”. Umożliwia zastosowanie wymaganego formatu do wybranej komórki: ogólnego, tylko liczbowego, walutowego, czasu i daty, procentowego, ułamkowego, tekstowego itd. Jest to wygodne podczas generowania formularzy, raportów i wypełniania baz danych.

Możesz również zastosować format bezpośrednio do komórki, używając kombinacji klawiszy Ctrl + Shift + „funkcja”:

# — format daty;

@ — czas;

% — procent; 

! — forma numeryczna; 

~ — format ogólny, 

$ — waluta.

Dostęp do funkcji i formuł

To grupa skrótów klawiszowych, za pomocą których można szybko wstawić wymaganą formułę lub użyć funkcji dla komórki. Większość skrótów klawiszowych działa wyłącznie w programie Excel i nie działa w innych aplikacjach biurowych.

Najczęściej używane skróty klawiaturowe:

  • F2 — alternatywa dla dwukrotnego kliknięcia lewym przyciskiem myszy na komórce. Klawisz przełączający do trybu edycji komórki. Po naciśnięciu tego klawisza można nie tylko wprowadzić tekst do zaznaczonej komórki, ale także go edytować oraz przełączać się między słowami i liczbami. Podczas normalnego wprowadzania danych nie można edytować tekstu, ale naciśnięcie strzałki do przodu lub do tyłu spowoduje przejście do następnej lub poprzedniej komórki.
  • = (równy) lub + (plus) lub– (minus).Kliknięcie jednego z tych symboli w pustej komórce powoduje aktywację funkcji. Pozwala skonfigurować automatyczne sumowanie i odejmowanie dla wybranych komórek.
  • Shift + F3.Ta kombinacja otwiera menu wyboru funkcji. Excel oferuje dziesiątki różnych funkcji, od standardowych operacji arytmetycznych po wyodrębnianie pierwiastków, automatyczne potrącanie rabatów i konwersję danych dziesiętnych na szesnastkowe lub binarne.
  • Alt + =.Automatycznie sumuje dane. Domyślnie funkcja Autosumowanie jest włączona dla komórek powyżej. Można jednak ręcznie zaznaczyć zakres wartości, zaznaczając żądane komórki za pomocą kombinacji klawiszy Shift + strzałka.
  • Ctrl + ; (średnik) i Ctrl + : (dwukropek). Te kombinacje pozwalają wstawić bieżącą datę i godzinę do komórki. Odpowiedni format jest również automatycznie przypisywany do komórki.
  • Ctrl + E.Aktywuje funkcję „flash” (edycja: automatyczne wypełnianie danych). Za jej pomocą aplikacja automatycznie wypełnia kolumnę lub wiersz danymi na podstawie określonego wzorca. Może to być układ dat lub numerów wierszy. Opcja działa tylko wtedy, gdy wypełniona jest wystarczająco duża liczba komórek w tabeli, aby aplikacja mogła określić wzorzec.
  • Alt + F1. Używając tej kombinacji, możesz szybko utworzyć wykres. Wystarczy zaznaczyć żądane komórki zawierające informacje, które chcesz przedstawić na wykresie, i nacisnąć klawisze skrótu. Po utworzeniu wykresu niektóre ustawienia jego wyglądu pozostają dostępne.
  • Ctrl + Shift + “ (podwójne cudzysłowy, na klawiaturze cyrylicy – ​​litera „Э”). Ta kombinacja pozwala skopiować dane z komórki powyżej i wkleić je do aktywnej komórki bez użycia myszy.
  • Alt, A, P, L, N. Wywołanie edytora Power Query, który działa tylko w wersji desktopowej dla systemu Windows. Narzędzie pozwala zautomatyzować obliczenia i przetwarzanie danych.
  • Alt + F11. Wywołanie edytora VBA do rejestrowania makr. W programie Excel można samodzielnie programować określone akcje, korzystając z wbudowanego języka Visual Studio Basic. Możliwości są praktycznie nieograniczone – możesz tworzyć scenariusze działań dla konkretnych sytuacji i automatyzować złożone procesy biznesowe. Ta funkcja jest dostępna tylko w wersji na komputery stacjonarne.

Zaznaczanie i nawigacja po tabeli

Podczas przetwarzania danych w programie Excel często zachodzi potrzeba zaznaczenia tablicy komórek lub szybkiego przejścia na początek lub koniec wiersza lub kolumny. Wygodniej jest to zrobić za pomocą skrótów klawiaturowych, zwłaszcza jeśli masz duże tabele z setkami lub tysiącami wierszy i kolumn. Niektóre kombinacje może również działać w innych aplikacjach. Na przykład w programie Word.

Przykłady skrótów klawiszowych:

  • Ctrl + A. Ta kombinacja zaznacza cały obszar roboczy: tabelę lub osobną tablicę danych — działanie zależy od tego, która komórka jest zaznaczona po kliknięciu.
  • Ctrl + ←, Ctrl + →, Ctrl + ↓, Ctrl + ↑. Te kombinacje służą do szybkiego poruszania się po tabeli. Umożliwiają one przejście na początek lub koniec wiersza lub kolumny bez konieczności używania kółka myszy do przewijania skoroszytu.
  • Shift + ←, Shift + ↑, Shift + →, Shift + ↓.Pojedyncze naciśnięcie tej kombinacji powoduje zaznaczenie jednej komórki w wybranym kierunku. Aby szybko zaznaczyć większy obszar, należy nacisnąć i przytrzymać przyciski.
  • Shift + Ctrl + ←, Shift + Ctrl + ↑, Shift + Ctrl + →, Shift + Ctrl + ↓.Te kombinacje są zazwyczaj używane podczas pracy z dużymi tablicami danych. Umożliwiają zaznaczenie całego wiersza lub kolumny jednym kliknięciem.

Klawisze nawigacyjne

Umożliwiają szybkie nawigowanie między arkuszami, otwieranie i zapisywanie skoroszytów oraz przełączanie się między kartami na pasku narzędzi:

  • Ctrl + H i Ctrl + F.Pierwsza kombinacja otwiera okno „Znajdź i zamień”, druga – „Znajdź”. Służą one do szybkiego przechodzenia do określonych danych. Narzędzie jest dostępne na pasku zadań, ale można je szybko wywołać za pomocą skrótu klawiszowego.
  • Skróty klawiaturowe do nawigacji między kartami na pasku zadań: Alt+F — Plik, Alt+H — Ekran główny, Alt+N — Wstaw, Alt+P — Układ strony, Alt+M — Formuły, Alt+A — Dane, Alt+R — Przegląd, Alt+W — Widok.
  • Ctrl + Tab — Szybkie przełączanie między otwartymi skoroszytami w pliku.

Wiersze i kolumny

Te klawisze umożliwiają szybkie zaznaczanie, dodawanie lub usuwanie kolumn i wierszy, a także grupowanie danych w komórkach i tworzenie tabel przestawnych. Te kombinacje są przydatne podczas wprowadzania dużych ilości danych oraz edycji formularzy, raportów i baz danych.

Popularne kombinacje to:

  • Ctrl + 0 lub Ctrl + 9.Te klawisze mają podobne funkcje. Pozwalają ukryć wybrane kolumny lub wiersze. Aby ponownie wyświetlić ukryte dane, należy użyć podobnej kombinacji: Ctrl + Shift + 0 lub Ctrl + Shift + 9.
  • Ctrl + +. Czasami podczas wprowadzania danych lub edycji istniejących raportów może się okazać, że brakuje wiersza lub kolumny. W takim przypadku można po prostu wstawić dodatkowy wiersz lub kolumnę, używając określonej kombinacji. Jeśli natomiast konieczne jest usunięcie wiersza lub kolumny, należy użyć kombinacji lustrzanej: Ctrl + –. Jeśli naciśniesz kombinację, gdy nie są zaznaczone żadne kolumny ani wiersze, otworzy się okno z opcjami dodawania lub usuwania.

Pełną listę kombinacji można znaleźć w menu Pomoc. Można ją znaleźć na karcie Pomoc na pasku narzędzi lub wywołać, naciskając klawisz F1.

Należy pamiętać, że skróty klawiszowe w programie Excel dla systemu MacOS i wersji Windows/web mogą się różnić.

Jak używać skrótów klawiszowych. Triki

Excel oferuje setki skrótów umożliwiających szybki dostęp do różnych funkcji aplikacji. Nie musisz jednak pamiętać wszystkiego na raz. Redakcja Skillbox.by zaleca najpierw opanowanie najczęściej używanych funkcji. Na przykład kopiowania i wklejania, cofania operacji, formatowania tekstu pogrubieniem i kursywą, zapisywania i przełączania do edycji komórek. Łatwo będzie zapamiętać skróty klawiszowe do zaznaczania i nawigacji. A gdy opanujesz te kombinacje do poziomu automatyzacji, możesz stopniowo zwiększać poziom trudności zadania.

Skojarzenia będą pomocne w nauce skrótów klawiszowych. Na przykład niektóre kombinacje klawiszy są powiązane z imieniem. Podkreślenie aktywuje się za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl + U, gdzie U oznacza „podkreślenie”.

Innym sposobem na szybsze zapamiętanie skrótów klawiszowych jest uczenie się ich w grupach. Zasada wywoływania funkcji dla każdej grupy jest z reguły podobna. Niektóre opcje mają kombinacje lustrzane. Na przykład, możesz usunąć i dodać wiersz lub kolumnę za pomocą Ctrl + + i Ctrl + -. Kombinacje wstawiania godziny i daty są rozróżniane przez klawisz Shift. Aby ukryć kolumnę, naciśnij Ctrl + 0, aby ją ponownie wyświetlić – Ctrl + Shift + 0.

Głównym warunkiem jest rozpoczęcie korzystania ze skrótów klawiszowych. Na początku może się to wydawać trudne, a korzystanie z kombinacji w rzeczywistości spowalnia pracę. Ale można się do nich szybko przyzwyczaić – dosłownie w ciągu kilku godzin aktywnej pracy. A gdy zobaczysz, jak bardzo zwiększa to produktywność, motywacja do nauki nowych kombinacji tylko wzrośnie.

Przydatne zasoby do nauki Excela od redaktorów Skillbox.by

Excel to zaawansowane narzędzie do analizowania i przetwarzania dużych ilości danych. Jego opanowanie to dobry sposób na rozwój kariery i zwiększenie wartości dla pracodawcy. Jest to niezbędne narzędzie dla małych przedsiębiorców, którzy muszą samodzielnie wystawiać faktury, prowadzić ewidencję sald, analizować sprzedaż, wypełniać zestawienia i generować raporty.

— Excel nie jest już atutem, ale fundamentem. To narzędzie stało się integralną częścią naszego życia i pracy i nie mogę sobie nawet wyobrazić, w jakich obszarach nie jest dziś wykorzystywane. W pracy wpływa to na szybkość realizacji zadań, ich jakość, a co za tym idzie, na Twoje wynagrodzenie. Umiejętność analizowania danych w arkuszach kalkulacyjnych sprawia, że ​​jesteś bardziej pożądanym specjalistą – potrafisz strukturyzować dane, stawiać hipotezy i planować. Excel jest równie przydatny w życiu codziennym – używam go do zarządzania budżetem rodzinnym, tworzenia szacunków i list projektów rodzinnych, mówi Tatyana Stavpets, Product Marketing Manager w Skillbox. Skillbox oferuje kilka kursów w tych obszarach. Opracowane przez czołowych ekspertów, są regularnie aktualizowane i cieszą się dziś dużym zainteresowaniem – możesz wybrać program, który najbardziej Ci odpowiada. Nauczysz się przydatnych funkcji Excela i od razu zaczniesz z nich korzystać w codziennych zadaniach. Dzięki programowi Excel możesz na przykład nauczyć się planować wakacje i święta, tworzyć raporty, obliczać budżety osobiste i firmowe, wizualizować dane i tworzyć prognozy.

Abyś mógł lepiej poznać program Excel i odkryć jego możliwości, zespół redakcyjny Skillbox.by przygotował dla Ciebie listę przydatnych zasobów.

Źródła:

  • John Walkenbach „Excel 2019. The User's Bible”;
  • Alexey Gladkiy, Alexander Chirtik „Excel. Triki i efekty”;
  • John Foreman „Dużo liczb”;
  • Greg Harvey „Excel 2019 dla bystrzaków”;
  • Dmitrij Żarow „Modelowanie finansowe w programie Excel”;
  • Konrad Karlberg „Analiza biznesowa z wykorzystaniem programu Excel”;
  • Ratmir Wazinski „Obliczenia statystyczne w programie Excel”.

Zasoby internetowe:

Opanuj Excela od podstaw do poziomu PRO dzięki Skillbox

Opanuj Excela i Arkusze Google od podstaw. Naucz się pracować ze złożonymi raportami, wizualizować dane i tworzyć prognozy. Na koniec kursu utworzysz interaktywny panel.

Usuń dostęp