„Planuj jutro”: Podstawowe zasady zarządzania czasem dla projektantów

Spis treści:

• Zasady
• Pilne – niepilne
• Zamknięta lista zadań
• Metody skutecznego rozwiązywania nagromadzonych zadań

Mark Forster uważa, że ​​narzekania ludzi na brak czasu są podobne do narzekań ryb na brak wody. Czas to środowisko, w którym żyjemy. Gdybyśmy mieli go więcej, nadal nie bylibyśmy w stanie radzić sobie z problemami lepiej niż teraz.

W swojej książce „Do It Tomorrow” Mark nie nalega na codzienne pokonywanie niemożliwych do pokonania przeszkód. Zamiast tego oferuje rekomendacje, które pomogą Ci skutecznie poradzić sobie z nagromadzonymi zadaniami i ustrukturyzować harmonogram tak, aby każde zadanie zostało wykonane sprawnie.

Wydane przez studio „Field”.

Mark Forster jest brytyjskim trenerem i pisarzem, który napisał cztery książki o zarządzaniu czasem. Prowadził szkolenia z zarządzania czasem i świadczył usługi konsultingowe dla brytyjskiego Ministerstwa Obrony. W swojej pracy „Do It Tomorrow” krytykuje utarte metody zarządzania czasem i sugeruje odkładanie zadań na następny dzień, aby móc ukończyć każde z nich.

W tym artykule znajdziesz następujące informacje:

• Aby ustalić, czy zadanie rzeczywiście nie wymaga natychmiastowego wykonania, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów. Przede wszystkim oceń jego wagę i konsekwencje. Jeśli zadanie można odroczyć bez negatywnych konsekwencji lub jeśli masz możliwość dokończenia go później bez szkody, może to oznaczać, że nie jest ono pilne.

  Przydatna jest również analiza terminów. Jeśli termin wykonania zadania się nie zbliża, a masz ważniejsze sprawy, prawdopodobnie możesz je odłożyć na następny dzień. Warto również rozważyć, czy możliwe jest delegowanie tego zadania innej osobie, co również uwolni czas na pilniejsze zadania.

  Jeśli czujesz, że zadanie nie powoduje u Ciebie stresu i nie jest przeznaczone do natychmiastowego wykonania, to kolejny znak, że można je odłożyć. Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę swój stan wewnętrzny: jeśli nie jesteś gotowy, aby zająć się zadaniem teraz, lepiej odłożyć je na jutro i podejść do niego z nową energią.

• Dlaczego warto rozważyć prowadzenie zamkniętej listy zadań do wykonania?
• Organizacja przepływu pracy i radzenie sobie z nagromadzonymi zadaniami to ważne aspekty efektywnego zarządzania czasem. Aby poradzić sobie z nadmiarem pracy, warto zastosować się do kilku zaleceń.

  Po pierwsze, zacznij od analizy bieżących zadań. Określ, co wymaga natychmiastowej uwagi, a co można odłożyć. Sporządź listę priorytetów, zaznaczając najważniejsze i najpilniejsze zadania. Pomoże Ci to skupić się na najważniejszym i nie zgubić się w natłoku zadań.

  Następnie spróbuj podzielić duże projekty na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części. Takie podejście sprawi, że będą mniej zniechęcające i pozwoli Ci śledzić postępy. Każdy ukończony etap będzie stanowił dodatkową motywację.

  Poza tym ważne jest ustalenie jasnych ram czasowych realizacji zadań. Użyj timera lub techniki Pomodoro, aby skupić się na pracy przez określony czas, robiąc przerwy na regenerację.

  Nie zapominaj też o delegowaniu. Jeśli możesz delegować część swoich zadań współpracownikom, nie krępuj się. To nie tylko zmniejszy Twój nakład pracy, ale także znacznie przyspieszy proces.

  Na koniec regularnie analizuj swoje nawyki pracy. Jeśli zauważysz, że masz problem z realizacją zadań, być może nadszedł czas na zmianę podejścia do organizacji czasu lub ponowne przemyślenie metod planowania. Systematyczne doskonalenie podejścia pomoże Ci uniknąć sytuacji, w których zadania ponownie się piętrzą.

Zasady

Osiąganie celów staje się znacznie łatwiejsze, gdy masz jasną wizję tego, co dokładnie chcesz osiągnąć i jakie zmiany nastąpią po jej osiągnięciu. To się nazywa wizja. Jeśli Twoja wizja nie jest jasno sformułowana, zadania związane z jej realizacją mogą powodować znaczny opór. Postaw sobie konkretny problem, a umysł zacznie szukać sposobów na jego rozwiązanie.

„Im jaśniejsza wizja, tym większa szansa na jej wdrożenie. Wizja ta powinna służyć jako narzędzie do skupienia, a nie tworzyć wokół ciebie atmosfery niepewności. Osiągnięcie tej jasności często wymaga zawężenia zakresu wizji do niezwykle wąskiego formatu”.

Mark Forster

Często projekty projektowe następują jeden po drugim, a skupienie się na jednym konkretnym może być dość trudne. W związku z tym Mark sugeruje przeniesienie tego podejścia do codziennych zadań. Uporządkowanie rutynowych zadań w płynny sposób pomoże ci bardziej efektywnie realizować projekty na dużą skalę.

Powszechny jest stereotyp, że przegrani pozostają przegranymi, bo nic nie robią. Rzeczywistość jest jednak zupełnie inna: osoby te często podejmują się nadmiernych zobowiązań, rozpoczynają wiele obiecujących projektów naraz i ostatecznie nie kończą żadnego z nich.

Mark Forster

Maratony pracy, polegające na wykonywaniu zadań przez ponad osiem godzin bez przerwy, stają się powszechną praktyką w obliczu nieprzewidzianych okoliczności. Jednak uczynienie z tego nawyku pracy jest niepraktyczne. Jeśli musisz przygotować miesięczny raport, o wiele bardziej efektywne jest stopniowe i systematyczne działanie niż odkładanie wszystkiego na ostatnią chwilę. To samo dotyczy nauki gry na instrumentach muzycznych i chodzenia na siłownię:

„Poprawa sprawności fizycznej opiera się na podobnych zasadach, co rozwijanie zdolności umysłowych. Optymalnym podejściem do osiągania pożądanych rezultatów jest regularne, ale umiarkowane ćwiczenia. Jeśli przez długi czas nie uprawiasz aktywności fizycznej, a następnie nagle przejdziesz na intensywny trening, istnieje ryzyko kontuzji.

Mark Forster

Chociaż może się to wydawać paradoksalne, dodatkowe ograniczenia mogą w rzeczywistości przyspieszyć i uprościć proces realizacji zadania. Na przykład ustalenie ścisłych ram czasowych na wykonanie zadania może ułatwić rozpoczęcie – świadomość, że wszystko ma swój koniec, pomaga zmotywować. Ponadto, opracowanie wysokiej jakości produktu staje się łatwiejsze, jeśli z góry określisz grupę docelową.

„Gdybyś został poproszony o opracowanie innowacyjnej koncepcji ulepszenia samochodów w ogóle, najprawdopodobniej mógłbyś wymyślić tylko kilka mglistych pomysłów. Jeśli jednak pytanie dotyczy konkretnie ulepszenia kierownicy Twojego samochodu, prawdopodobnie będziesz w stanie wyobrazić sobie wiele praktycznych rozwiązań. Im bardziej szczegółowe zadanie, tym łatwiej będzie generować kreatywne pomysły”.

Mark Forster

To naprawdę skuteczne narzędzie do zarządzania czasem. Tworzysz je na samym początku dnia i nie wprowadzasz żadnych zmian; wszystkie nowe zadania są automatycznie przenoszone na następny dzień. Takie podejście pomaga uniknąć przeciążenia i pozwala filtrować napływ przychodzących próśb.

„Jednym z powodów, dla których praca się kumuluje, jest nasz nawyk brania na siebie zbyt wielu nieistotnych zadań. Usuń spam bez otwierania. Anuluj subskrypcję newsletterów, których nie czytasz. Nie marnuj czasu na rzeczy, których nie potrzebujesz."

Mark Forster

W następnej sekcji szczegółowo omówimy listy zamknięte.

Każdy człowiek łączy w sobie zarówno zainteresowania, jak i zobowiązania. Zainteresowania mogą być niezliczone – obejmują one różne hobby, hobby i zajęcia osobiste. Zobowiązania natomiast często wiążą się z pracą i mają określone granice. Forster zauważa, że ​​życie bez zainteresowań może być nudne, ale zaleca skupienie się bardziej na zobowiązaniach, ponieważ zazwyczaj przyczyniają się one do rozwoju i postępów.

Zanim podejmiesz się nowego zobowiązania, ważne jest, aby dokładnie ocenić, jak wpłynie ono na Twoje obecne zobowiązania. W końcu każda minuta Twojego dnia jest już zajęta czymś ważnym! Rozpoczynając coś nowego, prawdopodobnie będziesz musiał poświęcić coś, na co obecnie poświęcasz swój czas. Jeśli oznacza to rezygnację z marnotrawnego hobby, takiego jak bezmyślne oglądanie telewizji, jest to całkowicie dopuszczalne. Dobrze jest również, jeśli zaoszczędzisz czas, kończąc kolejny projekt. Może to jednak być trudne, jeśli już… masz problem ze znalezieniem wolnego czasu na własne sprawy.

Mark Forster

Pamiętaj, kluczem jest wyznaczanie granic i unikanie przeciążania się niepotrzebnymi zadaniami w ciągu dnia. Jeśli czujesz, że nowe zadanie może negatywnie wpłynąć na Twój czas osobisty, nie wahaj się odmówić.

Pilne – niepilne

Forster używa metafory, aby zilustrować ludzkie zachowanie, dzieląc je na komponenty racjonalne i reaktywne. Mózg racjonalny można porównać do menedżera, który stale koordynuje działania całego organizmu i opracowuje strategie w zależności od bieżącej sytuacji. Mózg reaktywny można natomiast porównać do jaszczurki, która bez zastanowienia natychmiast reaguje na pojawienie się apetycznego owada i łapie go językiem.

Istnieją dwa kluczowe przykłady zachowań, w których umysł racjonalny musi sprawować kontrolę nad umysłem impulsywnym. Są to opór i prokrastynacja. Głównym powodem, dla którego unikamy pewnych zadań, jest często nasza Impulsywny mózg postrzega je jako zagrożenie. Chociaż racjonalny umysł może bez końca tłumaczyć impulsywnemu umysłowi, jak ważne jest dane zadanie, dopóki ten ostatni uważa je za niebezpieczne, będzie uparcie trzymał nogę na hamulcu.

Mark Forster

Reaktywne myślenie okazuje się niezwykle przydatne w sytuacjach kryzysowych. Jednak taka spontaniczna reakcja może stać się poważną przeszkodą w życiu codziennym. Na przykład, gdy otrzymasz powiadomienie od posłańca, możesz instynktownie je otworzyć. Jeśli wiadomość zawiera prośbę, możesz bezmyślnie porzucić wszystko inne i skupić się wyłącznie na niej. W takich momentach pojawia się iluzja pilności – możesz zaangażować się w zadania, które z łatwością możesz odłożyć na później, a nawet zignorować.

Mark dzieli zadania „pilne” na dwa główne typy: sytuacje awaryjne i zadania, które muszą zostać wykonane tego samego dnia. W przypadku siły wyższej wszystko jest jasne – jeśli wydarzy się coś krytycznego, na przykład pożar, natychmiast zostawiasz wszystko i opuszczasz lokal. Jednak zadania, które muszą zostać wykonane tego samego dnia, mogą być łatwo postrzegane jako coś nadzwyczajnego – rozpoznanie tej różnicy jest kluczowe, aby uniknąć chaosu w ciągu dnia.

Najskuteczniejszą metodą zrozumienia, które zadania naprawdę wymagają natychmiastowej uwagi, a które mogą poczekać, jest utworzenie bufora na przychodzące prośby. Zamiast od razu reagować na każdą nową prośbę, zapisz na kartce papieru, co planujesz zrobić:

Może wpaść Ci do głowy myśl w stylu: „Czy chcesz kawy?” lub „Ciekawy link”. Zamiast od razu iść na kawę lub kliknąć link, zapisz: „nalej sobie kawy” lub „spójrz na link”. Obserwuj, jak to wpływa na Twoje zachowanie. Jeśli zdecydujesz się wtedy pójść na kawę lub odwiedzić stronę internetową, zrobisz to mniej pod presją spontanicznej chęci, a bardziej świadomie. Najprawdopodobniej jednak zdasz sobie sprawę, że nie warto rozpraszać się takimi błahostkami i odłożysz je na później.

Mark Forster

Forster zaleca kategoryzowanie wszystkich przychodzących próśb jako „na jutro”, co pomoże Ci uczynić swój dzień bardziej przewidywalnym. Zadania odłożone na następny dzień są łatwiejsze do zorganizowania i wykonania bez naruszania Twojego czasu osobistego.

„Nie spiesz się z natychmiastową reakcją na zdarzenia, chyba że wymagają one natychmiastowej uwagi lub Twoja działalność wymaga takiego podejścia. Powstrzymaj się od podejmowania decyzji tego samego dnia, jeśli możesz odłożyć je na jutro bez ponoszenia poważnych konsekwencji. Ważne jest, aby te konsekwencje były naprawdę znaczące, ponieważ w większości przypadków korzyści płynące z natychmiastowej reakcji nie są porównywalne z korzyściami, jakie uzyskujesz, odkładając działania na inny dzień”.

Mark Forster

Zamknięta lista zadań

Najczęściej listy zadań do wykonania, które ludzie tworzą, okazują się „otwarte” – można do nich stale dodawać nowe zadania, a zatem nigdy nie są one ukończone. Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z takich list, prawdopodobnie zauważyłeś, że pod koniec dnia nie udało Ci się ukończyć wszystkich zadań.

Lista zamknięta jest przeciwieństwem listy otwartej. Zazwyczaj tworzy się ją rano, przed rozpoczęciem dnia pracy, po czym pod listą rysuje się linię, symbolizującą jej ukończenie i brak możliwości dodawania nowych zadań. Mark zaleca takie podejście do organizacji zadań, ponieważ w przeciwnym razie praca będzie przypominać niekończące się „kopanie” bez wyraźnego rezultatu aż do wieczora.

Otwarta lista zadań stanowi istotną przeszkodę w utrzymaniu porządku w pracy. Gdy nowe zadania pojawiają się ciągle, ukończenie bieżących staje się niezwykle trudne. W takich sytuacjach często wybiera się tylko zadanie, które wzbudza największe zainteresowanie, a resztę odkłada się na później. Ostatecznie prowadzi to do nagromadzenia niedokończonych zadań.

Mark Forster

Nie zawsze można przełożyć wszystkie zadania na następny dzień, skoro są na dziś. Dlatego zaleca się najpierw zapisać je na liście pośredniej, a dopiero potem dodać do listy głównej pod linią. Pozwoli to na podejmowanie bardziej świadomych decyzji, a nie na działanie impulsywne.

Optymalnie sporządzona zamknięta lista „na dziś” powinna wyglądać następująco:

• zadania zaplanowane na ten dzień z wyprzedzeniem;
• zadania zarejestrowane dzień wcześniej;
• zadania, które należy wykonać dzisiaj, są oznaczone pod linią.

Jednym z kluczowych aspektów pracy z zamkniętą listą jest zobowiązanie do ukończenia wszystkich wpisanych na nią zadań. Chociaż Mark przyznaje, że możliwe jest odejście od tej zasady, warto wziąć pod uwagę, że może to prowadzić do problemów następnego dnia: nowe zadania będą musiały zostać dodatkowo zapisane wraz z tymi, które pozostają nieukończone. Jeśli taka sytuacja stanie się regularna, liczba niedokończonych zadań będzie rosła, a w końcu znajdziesz się w sytuacji, w której będziesz mieć poważne zaległości.

Załóżmy, że zazwyczaj zaczynasz od zadań najpilniejszych. Co się dzieje z tymi, które nie wymagają natychmiastowego działania? Odkładasz je na bok, aż staną się tak ważne, że zaczną wymagać twojej uwagi. Koncentrując się na ważnych zadaniach, odkładasz mniej ważne zadania do czasu, aż wydarzy się coś, co sprawi, że staną się pilniejsze.

Mark Forster

Sporządź więc listę zadań, które możesz wykonać w ciągu dnia. Zacznij od 3-4 pozycji i stopniowo dodawaj kolejne, aż określisz swój optymalny poziom obciążenia pracą.

Zamknięta lista może być przydatna nie tylko do planowania codziennych zadań.

Zapisuj ważne daty w kalendarzu, aby nie przegapić okazji do przygotowania się do nich. To bardzo pomocne, gdy możesz zaplanować zakupy prezentów z wyprzedzeniem, na przykład dwa tygodnie przed urodzinami kolegi.

Pracując w organizacji, nieuchronnie przekonasz się, że twój sukces w dużej mierze zależy od działań innych pracowników. W rzeczywistości wielu z nich reaguje na okoliczności, a twoim zadaniem jest to wykorzystać. Staraj się być widoczny dla współpracowników, aby zwracali uwagę na Twoje prośby, a nie na wiadomości od innych. Aby to osiągnąć, warto utworzyć listę „punktów kontrolnych”, w których zapiszesz, kiedy, komu i w jakiej sprawie należy wysłać przypomnienie.

Możesz trzymać się wstępnie przygotowanej listy zadań przez długi czas, ale w pewnym momencie możesz zdać sobie sprawę, że nie zbliżasz się do celu lub zboczyłeś z właściwej ścieżki. Aby zapobiec takim sytuacjom, ważne jest, aby regularnie dokonywać samooceny swoich projektów. Pomoże Ci to wcześnie zidentyfikować niedociągnięcia i ustalić, jak dotrzymać terminów.

Jeśli masz pomysł, ale nie wiesz, co z nim zrobić, odłóż go na kilka tygodni. Kiedy ponownie zobaczysz go w swoim planerze, sytuacja się zmieni i będziesz w stanie podjąć bardziej trzeźwą i świadomą decyzję.

Kiedy masz do czynienia z zaległościami w niedokończonych zadaniach, warto podzielić je na mniejsze zadania co tydzień. Pomoże Ci to rozbić jedną dużą listę problemów na kilka mniejszych. W ten sposób możesz skupić się na ważnych projektach, nie tracąc z oczu swoich zobowiązań.

Notion to świetne narzędzie do zarządzania listą zadań do wykonania. Szczegółowe informacje na temat korzystania z tej platformy znajdziesz w naszym osobnym przewodniku.

Metody skutecznego usuwania zaległości

Korzystanie z systemu list zadań do wykonania może być trudne, zwłaszcza jeśli masz znaczną liczbę zaległości w niedokończonych zadaniach. Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie systemu Marka w takim przypadku, nieuchronnie znajdziesz się w sytuacji podobnej do sytuacji dłużnika.

Osoby zadłużone mają trudności ze spłatą swoich długów, a ich wydatki finansowe stale rosną, co tylko pogarsza sytuację. Wszystkie ich wysiłki okazują się bezowocne. W takich okolicznościach wielu zaczyna aktywnie szukać nowych sposobów zarabiania pieniędzy i szybkiego wzbogacenia się, mając nadzieję, że z dnia na dzień pozbędą się ciężaru długów. Jednak nadal wydają pieniądze, postrzegając każdą pojedynczą kwotę jako nieistotną w porównaniu z całym długiem. W rezultacie tylko pogłębiają swoje problemy, dolewając oliwy do ognia.

Mark Forster

W obliczu wielu długów Mark zaleca podjęcie aktywnych kroków w celu ich jak najszybszej spłaty. Zanim jednak rozpoczniesz ten proces, ważne jest, aby powstrzymać się od gromadzenia nowych zobowiązań: poinformuj współpracowników o swoich zamiarach i postaraj się zorganizować pracę tak, aby móc poradzić sobie z pojawiającymi się zadaniami. W przeciwnym razie Twoje długi mogą stać się nieskończone i nigdy nie będziesz w stanie ich spłacić.

Gdy stworzysz warunki niezbędne do spłaty długu, zbierz wszystkie dokumenty w jednym folderze. Pozwoli Ci to skupić się na jednym głównym zadaniu, które stanie się Twoją pilną inicjatywą. Zasada tego podejścia jest dość prosta: należy wykonywać tę pracę jako pierwszą każdego dnia.

Może się to wydawać banalne, ale doświadczenie Marka pokazuje, że wiele osób o tym zapomina: aby osiągnąć rezultaty, trzeba aktywnie pracować. Nawet małe kroki w kierunku ukończenia zadania mają znaczenie, ponieważ przyczyniają się do jego postępu.

„Jeśli zamierzasz wyznaczyć sobie konkretny cel z określonym harmonogramem, złóż sobie obietnicę poświęcenia na to zadanie co najmniej pięciu minut dziennie. W większości przypadków, w około 90% przypadków, okaże się, że poświęcisz na to więcej niż pięć minut, a czasami znacznie dłużej. Jednak nawet te pięć minut będzie ważnym krokiem na drodze do osiągnięcia sukcesu”.

Mark Forster

W każdym miejscu pracy nieuchronnie napotkasz wiele rozpraszaczy: w domu mogą to być bliscy, w przestrzeniach coworkingowych znajomi, a w biurze koledzy. Zadania wymagające naszej uwagi są często rozległe i niezmiennie wywołują opór. Jeśli nie zaczniesz nad nimi pracować od razu na początku dnia pracy, będziesz rozpraszany przez wszystko, co nie jest z nimi związane.

„Jeśli nie skupisz się na ważnej inicjatywie od samego początku, zanim pojawią się rozproszenia, będziesz miał trudności z kontynuowaniem. Rozwiązaniem tego problemu jest rozpoczęcie pracy nad inicjatywą, zanim pojawią się rozproszenia. Nie martw się innymi rzeczami z wyprzedzeniem – nieuchronnie znajdą się one w Twoim harmonogramie”.

Mark Forster

Każdy może znaleźć wymówkę, aby nie poświęcić pełnej godziny na jedną czynność każdego dnia. Dlatego warto uzgodnić z sobą, że przeznaczy się na to co najmniej pięć minut. Nie jest jednak konieczne ścisłe przestrzeganie zasady „codziennie”. Jeśli z góry wyznaczysz sobie dni, w których możesz się bez tego obejść, takie przerwy nie będą postrzegane jako porażka, ale jako normalna praktyka zawodowa.

„Pamiętaj, że w Twoim umyśle porażka jest postrzegana jako krok w kierunku kolejnej porażki, podczas gdy sukces często prowadzi do nowych osiągnięć. Czy dążysz do znaczących zwycięstw? Kluczem jest danie sobie wielu małych szans na sukces w drodze do głównego celu”.

Mark Forster

Zwiększ liczbę recenzji dzieł literackich poświęconych projektowaniu.

• „Prezentacja w duchu zen”: Kluczowe aspekty formułowania skutecznej prezentacji sprzedażowej
• „Klinika psychiatryczna pod kontrolą pacjenta”. Jak poprawnie tworzyć interfejsy.
• „Typografia”: jak kształt i kolor wpływają na litery
• „Systemy modułowe w projektowaniu graficznym”: zasady szwajcarskiego projektowania w układzie
• „Sztuka koloru”: iluzje wizualne wykorzystywane w projektowaniu
• „Przede wszystkim powiedz „nie””: jak odnieść sukces w negocjacjach