Podstawy zarządzania czasem dla kierowników projektów projektowych

Spis treści:

• Zadania wymagające starannej organizacji i planowania
• Podstawowe zasady efektywnej pracy
• Planowanie ma ogromne znaczenie
• Wyznaczanie celów z wykorzystaniem podejścia SMART
• Efektywne wykorzystanie metodologii Scrum w zarządzaniu projektami
• Optymalizacja procesu spotkań i burzy mózgów
• Jak wygląda sytuacja z problemami osobistymi?
• Przegląd naszych preferencji w zakresie aplikacji do zarządzania czasem
• Na zakończenie

Zadania wymagające starannej organizacji i planowania

Przede wszystkim nakreślmy kluczowe zadania, z którymi mierzy się kierownik projektu projektowego:

• Opracowanie wymagań dla projektu projektowego i przygotowanie specyfikacji technicznych.
• Opracowanie planu działania i ustalenie terminów dla każdego etapu procesu rozwoju.
• Przypisanie celów i zadań każdemu członkowi zespołu zaangażowanemu w projekt.
• Współpraca z klientem, a także z kierownictwem i członkami zespołu.
• Organizowanie spotkań w celu dyskusji i generowania pomysłów.
• Monitorowanie postępów zadań i w razie potrzeby wprowadzanie zmian w strategii działania.
• Kolejnym ważnym aspektem, który często pozostaje niezauważony, jest konieczność zapewnienia komfortowych warunków pracy dla każdego członka zespołu, a także zwracanie uwagi na ogólny nastrój grupy.

Jeśli w procesie planowania zadań wystąpi błąd w co najmniej W jednym z tych przypadków może to prowadzić do opóźnień w terminach realizacji projektów. Wyobraź sobie na przykład, że nie wysłałeś klientowi briefu w wyznaczonym terminie lub nie przypomniałeś mu o jego ukończeniu. Następnie opóźniłeś przesłanie zadań i zapomniałeś o przesłaniu poprawek klienta do projektantów. Jedno opóźnienie może wywołać reakcję łańcuchową, prowadząc do kolejnych opóźnień. W rezultacie cały zespół znajduje się w sytuacji nieregularnych godzin pracy, wypalenia zawodowego i nie radzi sobie z natłokiem pracy nad projektem.

W naszym artykule dowiesz się o naturze wypalenia zawodowego, jego głównych przyczynach, a także metodach walki z tym stanem.

Podstawowe zasady efektywnej pracy

Aby uniknąć niepowodzeń w zarządzaniu zespołem, konieczne jest ścisłe przestrzeganie zasad zarządzania czasem. Podczas gdy freelancer pracujący samodzielnie może potrzebować określonego zestawu umiejętności, product manager czy art director ma zupełnie inne zadania i wymagania, co wymaga dostosowanego podejścia do planowania czasu.

W naszym poprzednim artykule na temat zarządzania czasem dla freelancerów dowiesz się, jak skutecznie organizować swój czas, pracując na własny rachunek.

Aleksander Smirnow, konsultant biznesowy i ekspert w zakresie zarządzania czasem dla kadry kierowniczej, radzi przestrzegać pewnych zasad w pracy zawodowej:

Praca art directora staje się prawdziwym wyzwaniem, ponieważ pracownicy często popełniają wiele błędów, a ich wyniki pozostawiają wiele do życzenia. Ważnym aspektem jest umiejętność panowania nad swoimi emocjami i umożliwienie innym identyfikowania i korygowania niedociągnięć. Kluczem jest znalezienie w swoim zespole osób, którym można zaufać i które wykonają określone zadania.

Vladimir Zimin jest dyrektorem ds. produktu w Selfit.

Są to jednak tylko ogólne wskazówki. Przyjrzyjmy się bliżej, jak skutecznie organizować pracę zespołową, aby wykonać wszystkie zadania na czas.

Planowanie ma ogromne znaczenie

Skuteczny lider zawsze ma jasny plan działania – zarówno na co dzień, jak i na każdy dzień. tygodniowo, jak i dla całego projektu. Rozpoczynając swój przepływ pracy, powinieneś z góry określić, jakie zadania planujesz wykonać dzisiaj, a na koniec dnia roboczego ocenić wyniki swojej pracy. Aby planowanie było efektywne, każde zadanie powinno mieć następujące cechy:

• priorytet;
• terminy;
• osobę odpowiedzialną;
• jasno określonych partnerów do realizacji;
• listę zasobów wymaganych do pomyślnego ukończenia zadania.

Utwórz hierarchię zadań: jeśli projekt jest duży, podziel go na mniejsze podzadania. Ważne jest, aby pamiętać, że jedną z kluczowych funkcji kierownika projektu jest właściwy podział ról i zadań w zespole projektowym. Zwróć uwagę na to, aby Twoi pracownicy nie doświadczali nadmiernego obciążenia pracą i wypalenia zawodowego. Dowiedz się z wyprzedzeniem, ile czasu są gotowi poświęcić na każde zadanie.

W procesie planowania długoterminowego możesz skorzystać z mapy drogowej projektu, czyli infografiki, która przejrzyście przedstawia etapy prac, terminy i kolejność działań. Jednak w praktyce bardziej efektywne będzie zastosowanie elastycznych metod alokacji czasu i zadań za pomocą specjalistycznych aplikacji do planowania. Szczegółowe informacje na temat takich narzędzi przedstawimy w ostatniej części artykułu.

Wyznaczanie celów metodą SMART

To podejście można wykorzystać do określenia celów zarówno osobistych, jak i zawodowych. Podstawową ideą jest to, że każdy cel powinien spełniać następujące kryteria:

S – konkretny – zdefiniowany.

Cel musi mieć jasno określony rezultat i obejmować wszystkich uczestników niezbędnych do jego osiągnięcia.

Na przykład, stworzenie witryny sklepu internetowego będzie wymagało dwóch projektantów i jednego programisty. Możesz również potrzebować pomocy ilustratora.

M to skrót od „mierzalny”.

Każdemu celowi powinny towarzyszyć konkretne kryteria oceny jego sukcesu, liczbowe lub jakościowe.

Prototyp witryny powinien zawierać 10 stron, w tym stronę główną, i być dostępny w dwóch wersjach: na komputery stacjonarne i urządzenia mobilne.

A – osiągalny.

Ważne jest, aby sprawdzić, czy cel jest rzeczywiście osiągalny i czy nie ma przeszkód w jego realizacji, takich jak ograniczenia finansowe, czasowe lub zasobowe. Jeśli takie ograniczenia istnieją, należy je najpierw omówić z klientem.

Na przykład, klient wymaga, aby rewizja witryny została ukończona w ciągu dwóch tygodni. Po oszacowaniu wymaganych kosztów pracy zdajesz sobie sprawę, że nie dysponujesz wystarczającą liczbą pracowników, aby wykonać to zadanie. W takiej sytuacji musisz zaoferować klientowi alternatywę: wydłużenie terminu lub zwiększenie budżetu, aby umożliwić zaangażowanie dodatkowych specjalistów.

R ― jest ważne, znaczące.

Aby cel był skuteczny, musi przynosić korzyści zarówno pojedynczemu projektowi, jak i całej organizacji.

Na przykład możesz wybrać projekt w niższej cenie w porównaniu ze standardowymi stawkami, ale firma, z którą współpracujesz, dostarczy Ci wysokiej jakości przykład do Twojego portfolio.

T ― to termin oznaczający ograniczenia czasowe.

Każde zadanie powinno mieć ustalony termin lub określoną liczbę dni roboczych przeznaczonych na jego realizację.

Nie ma co do tego wątpliwości. Terminy realizacji zadań są kluczowe w zarządzaniu czasem.

Dla mnie metodologia SMART zawsze była niezawodnym narzędziem. Dotyczy to zarówno oczywistych sytuacji – kiedy wyznaczamy nowe zadanie, musi być ono osiągalne, mierzalne i spełniać pozostałe kryteria akronimu – jak i wprowadzenia na rynek nowego produktu. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że w tym przypadku nie możemy niczego zmienić ani ustalić konkretnych terminów, ponieważ menedżerowie produktu muszą pracować w warunkach znacznej niepewności. Jednak w miarę rozwoju projektu metoda SMART staje się użyteczną listą kontrolną do śledzenia postępów i oceny osiągnięć. Czy osiągnęliśmy etap, na którym możemy jasno sformułować cele produktu? Doskonale. Czy musimy nauczyć się oceniać rezultaty? Świetnie. Czy mamy trudności z wyznaczaniem realistycznych celów? To również świetna okazja do rozwoju.

Alexey Borodkin jest liderem zespołu produktowego w firmie Ozon.

Zgodnie z podejściem SMART konieczne jest sformułowanie zarówno ogólnych celów projektu, jak i zadań dla poszczególnych jego faz. Wykorzystanie celów SMART znacznie upraszcza proces planowania czasu, ponieważ każde zadanie jest jasno sformułowane, z konkretnymi wskaźnikami do osiągnięcia i ustalonymi terminami.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak dystrybuować zadania metodą SMART, zapoznaj się z naszym artykułem.

Skuteczne zastosowanie metodologii Scrum w zarządzaniu projektami

To podejście sprzyja bardziej produktywnej kontroli nad bieżącymi zadaniami. Scrum sugeruje podział pracy nad projektem na krótkie ramy czasowe, zwane sprintami.

Metodologia ta pomaga przekształcić chaotyczne „błąkanie się w oceanie niepewności” w uporządkowany ruch z jednego etapu do następnego. Mój zespół składa się z pięciu projektantów, z których każdy pracuje w ramach outsourcingu przy trzech różnych projektach. Wszystkie te projekty są realizowane z wykorzystaniem metodyki Scrum.

Vladimir Saykov jest liderem ds. projektowania w firmie Pinkman.

Każdy sprint może obejmować kilka powiązanych ze sobą zadań i trwa od jednego do czterech tygodni. Pod koniec sprintu zespół jest zobowiązany do przedstawienia gotowego rozwiązania. Rozwiązanie to jest najpierw weryfikowane wewnętrznie, a następnie udostępniane klientowi.

Etapy rozwoju i terminy mogą zostać dostosowane w oparciu o wyniki sprintu i opinię klienta. Na przykład w procesie tworzenia projektu strony internetowej można wyróżnić następujące sprinty:

• projekt wizualny i koncepcja doświadczenia użytkownika do zademonstrowania klientowi;
• układ strony głównej;
• układy stron produktów;
• opracowanie interfejsu ekranu głównego;
• projekt strony produktu;
• opracowanie responsywnego projektu;
• układ;
• przekazanie układu i towarzyszącej mu dokumentacji zespołowi programistów.

Opracowaliśmy następujący model pracy: właściciel produktu ustala priorytety rozwoju i ogłasza, że ​​będzie uczestniczył w nadchodzącym groomingu. Następnie projektanci tworzą układy i, jeśli to konieczne, przeprowadzają demonstracje dla całego zespołu, po czym prezentują swoją pracę podczas groomingu w celu oceny. Następnie układy są przekazywane do rozwoju. W trakcie tego procesu niektóre elementy mogą być usuwane, a inne dodawane. Proces ten jest kontynuowany w każdym sprincie. Z czasem projektanci zaczynają lepiej rozumieć strukturę procesu i samodzielnie dbać o jego stabilność. W rezultacie, jako kierownik ds. projektowania, poświęcam mniej czasu na zarządzanie procesami i mogę skupić się na innych ważnych zadaniach.

Vladimir Saykov jest szefem ds. projektowania w firmie Pinkman.

Szacowane terminy są ustalane na każdym etapie, ale mogą ulec zmianie w zależności od wyników sprintu. Na przykład, prototyp strony głównej został stworzony w trakcie prac zespołu, ale klient zdecydował się uwzględnić dodatkowe elementy w specyfikacji. W rezultacie terminy oddania pozostałych prototypów są korygowane, a nowe harmonogramy są uzgadniane z klientem.

W podejściu Scrum monitorowanie postępów odbywa się najczęściej za pomocą tablicy umieszczonej w widocznym miejscu w studiu. Tablica ta jest podzielona na trzy główne kolumny: „Zaplanowane”, „W trakcie realizacji” i „Zrobione”. Zadania o wysokim priorytecie są umieszczane na górze. Ta metoda pozwala na wizualne śledzenie postępów zadań i optymalizację czasu poprzez nadawanie im priorytetów w miarę ich dodawania. Wykorzystanie tablicy opiera się na japońskim podejściu do zarządzania procesami deweloperskimi, znanym jako Kanban. Główną ideą tej metody jest zasada „just-in-time completion” (dokładnie na czas). Zadania wchodzące do projektu są rejestrowane na osobnej liście, z której każdy deweloper może wybrać żądane zadanie. Przepływ pracy w projekcie pozostaje otwarty i dostępny dla wszystkich członków zespołu.

Optymalizacja procesu spotkań i burzy mózgów

Głównym celem product managera lub dyrektora artystycznego jest nawiązanie efektywnej komunikacji zarówno z zespołem, jak i klientami. Wielu liderów artystycznych podkreśla, że ​​dyskusje zajmują najwięcej czasu. W tym kontekście przygotowaliśmy szereg wskazówek, które pomogą uczynić negocjacje i sesje burzy mózgów bardziej efektywnymi:

Co zrobić, gdy czas przeznaczony na dyskusję minął i nie udało się omówić wszystkich zaplanowanych kwestii? Z doświadczeniem przychodzi zrozumienie, ile czasu poświęcić na każde zadanie. Jeśli pozostało tylko kilka drobnych problemów, można zostać trochę dłużej i je omówić. Jeśli jednak liczba nierozwiązanych kwestii jest znaczna, najprawdopodobniej zaplanowałeś zbyt wiele na jedno spotkanie i lepiej będzie odłożyć pozostałe tematy na inny czas.

Jak tam sprawy osobiste?

Skuteczne zarządzanie czasem wymaga zwracania uwagi nie tylko na obowiązki zawodowe, ale także na życie osobiste. Najlepiej włączyć do swojej rutyny aktywność fizyczną lub twórczą, aby uniknąć wypalenia i dać sobie czas na wyłączenie się. Jeśli jednak nie masz jeszcze takich możliwości, zacznij od ścisłego ograniczenia godzin pracy.

Mam pewną zasadę: wszystkie wiadomości, które przychodzą na komunikatory w piątkowe wieczory, odkładam na poniedziałek. Zdaję sobie sprawę, że jeśli zacznę na nie odpowiadać teraz, ryzykuję, że utknę w telefonie, kiedy będę musiał spędzić czas z synem. Dlatego w weekendy zajmuję się sprawami związanymi z pracą tylko wtedy, gdy są wcześniej zaplanowane. Staram się też planować swój harmonogram: na przykład od 9:00 do 19:00 rezerwuję czas na spotkania biznesowe. Wszystkie inne zapytania pojawiają się niezwykle rzadko i tylko po wcześniejszym uzgodnieniu.

Vladimir Zimin jest dyrektorem ds. produktu w Selfit.

To podejście nie tylko sprzyja regeneracji i relaksowi, ale także pomaga zwiększyć efektywność pracy. Wyznaczenie jasnego terminu, takiego jak ukończenie zadania do 19:00, pomoże ograniczyć rozpraszacze, takie jak oglądanie memów z kotami, przeglądanie mediów społecznościowych czy wykonywanie mniej ważnych zadań.

Zawód projektanta produktu lub dyrektora artystycznego często wiąże się z wysokim poziomem stresu i wymaga ciągłej obecności w biurze, a także spędzania dużej ilości czasu przy komputerze. Z tego powodu znalezienie czasu na relaks i odpoczynek jest szczególnie ważne. Psycholog i ekspert ds. produktywności Peter Shallard twierdzi, że brak oderwania się od problemów związanych z pracą podczas przerw może prowadzić do ich narastania, co z kolei wpływa na produktywność. Oto kilka sposobów, które Shallard poleca na zrobienie sobie sensownej przerwy w pracy:

Przegląd naszych preferencji dotyczących aplikacji do zarządzania czasem

• Trello to jedno z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania zadaniami, które działa w oparciu o metodologię Kanban. Za jego pomocą można łatwo formułować zadania, dołączać niezbędne dokumenty i przypisywać osoby odpowiedzialne za realizację każdego elementu planu.

Ceny usług: podstawowy plan jest dostępny bezpłatnie i nadaje się dla małych zespołów do 20 pracowników. Bardziej zaawansowane plany zaczynają się od 5 USD za użytkownika miesięcznie.

• Notion to wspaniałe narzędzie opracowane w oparciu o koncepcję platform low-code. Pozwala ono na personalizację przestrzeni roboczej zespołu poprzez dodawanie zadań, systemów CRM, scenariuszy i innych niezbędnych narzędzi. Jedną z jego zalet jest możliwość pełnego dostosowania do własnych potrzeb. Warto jednak zauważyć, że interfejs nie ma wersji w języku rosyjskim, a aby efektywnie korzystać z usługi, należy zrozumieć jej podstawy.

Cena: Dostępna jest wersja bezpłatna, która nakłada ograniczenia na liczbę przesyłanych plików i nie pozwala na Udział może wziąć więcej niż pięciu użytkowników. Plany płatne zaczynają się od 5 USD miesięcznie za użytkownika.

• Todoist to praktyczne narzędzie do planowania, odpowiednie dla osób, które nie przepadają za metodą tablic Kanban. Usługa ta pozwala organizować projekty, w tym podzadania, ustawiać filtry, ustalać priorytety i dodawać etykiety dla wygody. Po zalogowaniu się do aplikacji zobaczysz listę projektów po lewej stronie, a zadania powiązane z wybranym projektem po prawej. Interfejs usługi jest intuicyjny, dzięki czemu jest przystępny nawet dla tych, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z planowaniem.

Cena: bezpłatna — dla zespołów do pięciu uczestników z możliwością pracy nad pięcioma aktywnymi projektami. Płatne subskrypcje zaczynają się od 229 rubli miesięcznie.

• Asana to platforma zaprojektowana do efektywnego strategicznego zarządzania zadaniami. Każdy członek zespołu może śledzić swoje zadania i terminy, a menedżer produktu lub dyrektor artystyczny może monitorować ogólny postęp projektu. Ekran główny wyświetla plany i aktualne etapy zadań. Dla początkujących, którzy po raz pierwszy korzystają z takich narzędzi, Asana może wydawać się nieco skomplikowana, ale z czasem użytkownicy w pełni przyzwyczajają się do jej funkcjonalności.

Cena: Plan wprowadzający, który oferuje szeroki zakres funkcji, jest udostępniany bezpłatnie. Ceny planów płatnych zaczynają się od 10,99 USD miesięcznie za użytkownika.

• Bitrix24 to rosyjska platforma do zarządzania zadaniami, która umożliwia dostosowanie przestrzeni roboczej zarówno w formacie tablicy Kanban, jak i tradycyjnego planera. Ta wygodna i łatwa w obsłudze aplikacja zawiera funkcję „Bitrix24”, która działa podobnie do kanału informacyjnego w sieciach społecznościowych.

Cena usługi wynosi zero rubli dla użytkowników z wolumenem pamięci do 5 GB. Plany płatne zaczynają się od 1990 rubli miesięcznie.

Cena: Plan podstawowy jest całkowicie darmowy i odpowiedni dla małych zespołów do 20 uczestników. Bardziej zaawansowane plany zaczynają się od 5 USD za użytkownika miesięcznie.

Cena: Dostępna jest wersja darmowa, która nakłada limity na liczbę pobrań i uczestników – do pięciu. Plany płatne zaczynają się od 5 USD za użytkownika miesięcznie.

Cena: Bezpłatna – dla zespołów do pięciu osób z możliwością zarządzania maksymalnie pięcioma aktywnymi projektami. Płatna subskrypcja zaczyna się od 229 rubli miesięcznie.

Cena: Plan podstawowy, z szerokim zakresem funkcji, jest dostępny bezpłatnie. Plany płatne zaczynają się od 10,99 USD za użytkownika miesięcznie.

Podsumowując

Zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla dyrektorów artystycznych i projektantów produktów. Kierownik projektu odgrywa kluczową rolę w pracy zespołu, ponieważ odpowiada za skuteczną komunikację i realizację zadań. Nieprawidłowe oszacowanie czasu, błędy na etapach planowania i spotkań mogą prowadzić do presji całego zespołu z powodu napiętych terminów. Jednak jeśli potrafisz odpowiednio ustalić przepływ pracy, przyczyni się to do szybszej i bardziej produktywnej pracy zespołu, jego rozwoju oraz zdolności do radzenia sobie z bardziej złożonymi projektami. Będziesz odgrywać w tym znaczącą rolę.

Przeczytaj również:

• Wywiad z Kirillem Blyuminem, projektantem produktu w Skysmart.
• Praca zespołu produktowego w Tinkoff jest zorganizowana z naciskiem na interakcję, efektywność i innowacyjność. Zespół składa się ze specjalistów, którzy łączą swoje wysiłki, aby osiągnąć wspólne cele związane z rozwojem i ulepszaniem produktów.

  Aktywna współpraca między członkami zespołu jest ważnym aspektem, który pozwala na uwzględnienie różnych punktów widzenia i doświadczeń. Regularne spotkania i dyskusje pomagają utrzymać komunikację i szybko reagować na zmiany w wymaganiach i preferencjach użytkowników.

  Zespół koncentruje się na analizie danych i informacji zwrotnej, co ułatwia podejmowanie świadomych decyzji. Zastosowanie zwinnych metod rozwoju pozwala na szybką adaptację procesów w zależności od bieżących potrzeb i wyników testów.

  W Tinkoff ceniona jest kreatywność i inicjatywa pracowników, co tworzy atmosferę sprzyjającą generowaniu nowych pomysłów. W rezultacie zespół produktowy aktywnie pracuje nad tworzeniem rozwiązań, które spełniają potrzeby klientów i są zgodne ze strategicznymi celami firmy.

• Interakcja między projektantem a dyrektorem artystycznym w Wildberries jest ważnym aspektem procesu kreatywnego. Dyrektor artystyczny zazwyczaj odpowiada za ogólną wizję i strategię wizualnej prezentacji marki, podczas gdy projektant koncentruje się na wdrażaniu konkretnych pomysłów i koncepcji.

  W tym dynamicznym środowisku dyrektor artystyczny wyznacza kierunek, definiując ramy stylistyczne i koncepcyjne, w których musi pracować projektant. Pomagają oni w ustalaniu standardów jakości i stylu oraz zapewniają spójność wszystkich materiałów wizualnych. Projektant z kolei wykorzystuje swoje umiejętności i kreatywność, aby przełożyć te wytyczne na praktykę, tworząc unikalne i atrakcyjne elementy spełniające określone kryteria.

  Efektywna współpraca między nimi opiera się na ciągłej wymianie opinii i pomysłów, co pozwala na znalezienie optymalnych rozwiązań i dostosowanie się do dynamicznie zmieniających się wymagań rynku. Taka interakcja nie tylko wzbogaca produkt końcowy, ale także sprzyja rozwojowi zawodowemu obu specjalistów, umożliwiając im wzajemne uczenie się i rozwijanie swoich umiejętności.

  W ten sposób symbioza dyrektora artystycznego i projektanta w Wildberries zapewnia tworzenie wysokiej jakości treści wizualnych, które pomagają firmie wyróżnić się na tle konkurencji i przyciągnąć klientów.