Spis treści:
Jednym z najczęściej powtarzanych stwierdzeń dotyczących oceny efektywności szkoleń korporacyjnych jest: „Wszyscy mówią o zwrocie z inwestycji (ROI), ale nikt nie wie, jak go poprawnie obliczyć”. Problem ten dotyczy wielu organizacji, które chcą określić rzeczywistą wartość swoich programów szkoleniowych. Prawidłowe obliczenie zwrotu z inwestycji (ROI) w szkolenia pozwala firmom nie tylko ocenić efektywność inwestycji, ale także zoptymalizować procesy w celu uzyskania lepszych rezultatów. Bez jasnej metodologii i zrozumienia czynników wpływających na ROI organizacje ryzykują utratę ważnych danych potrzebnych do podejmowania świadomych decyzji w zakresie szkoleń korporacyjnych.
ROI (zwrot z inwestycji) to kluczowy wskaźnik biznesowy, który pozwala ocenić zwrot z inwestycji w tworzenie, promocję i realizację programów szkoleniowych. Wyrażony w procentach, ROI pomaga zrozumieć, jak efektywnie wykorzystano zasoby. Zwrot z inwestycji poniżej 100% oznacza, że program szkoleniowy nie był wart wysiłku: koszty przekroczyły korzyści. Optymalizacja kosztów i poprawa jakości szkoleń pomogą poprawić ten wskaźnik i uczynić inwestycję bardziej uzasadnioną.
Ocena zwrotu z inwestycji w szkolenia pracowników to złożone zadanie, zwłaszcza w przypadku umiejętności trudno mierzalnych, takich jak przywództwo czy komunikacja. Pomimo teoretycznej jasności zagadnienia, praktyczne zastosowanie metod oceny wymaga ostrożnego podejścia. Należy pamiętać, że rozwijanie tych umiejętności może znacząco poprawić ogólną wydajność zespołu i kulturę korporacyjną. Zastosowanie różnych metod oceny, takich jak kwestionariusze, opinie kolegów i analiza wydajności, pomoże dokładniej określić wpływ szkoleń na wydajność pracowników, a ostatecznie na wyniki finansowe firmy. Zatem systematyczna ocena i analiza wyników pomogą w stworzeniu świadomej strategii inwestowania w szkolenia, ukierunkowanej na długoterminowy rozwój firmy.
Paul Leone, specjalista w zakresie oceny efektywności szkoleń i założyciel MeasureUp Consulting, omawia ciekawy przypadek w swoim felietonie dla Training Industry. Chociaż jego przykład nie rozwiązuje wszystkich pytań i wątpliwości, może służyć jako przydatny przewodnik w dziedzinie oceny programów szkoleniowych.
Jakiego programu szkoleniowego dotyczył ten przypadek?
Paul Leone opisuje przypadek wykorzystania immersyjnego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa opracowanego przez dział szkoleń brytyjskiej firmy naftowo-gazowej BP (British Petroleum) w 2023 roku z udziałem zewnętrznego wykonawcy. Pomimo swojej nazwy, głównym celem szkolenia było nie tylko przećwiczenie procedur bezpieczeństwa, ale także rozwinięcie umiejętności interpersonalnych niezbędnych do skutecznej komunikacji. Uczestnicy, głównie menedżerowie, nabyli umiejętności związane z komunikowaniem zasad bezpieczeństwa, budowaniem zaufania w zespole, otrzymywaniem informacji zwrotnej oraz omawianiem złożonych zagadnień związanych z ryzykiem. Takie podejście przyczynia się do poprawy ogólnego bezpieczeństwa w miejscu pracy, ponieważ pewni siebie i przygotowani menedżerowie są w stanie lepiej przekazać swoim podwładnym znaczenie procedur bezpieczeństwa.
Wyniki szkolenia oceniono na podstawie próby 82 menedżerów. Ocenę przeprowadzono w oparciu o sześcioetapowy model. Pierwsze pięć etapów odpowiada poziomom modelu Kirkpatricka-Phillipsa, natomiast szósty etap pozwala na ocenę dodatkowego czynnika wpływającego na skuteczność szkolenia. Zapewnia to głębsze zrozumienie rezultatów szkolenia i jego wpływu na uczestników.
Jak przeprowadzono ocenę
W pierwszym etapie szkolenia, zwanym „Reakcją”, uczestnicy byli oceniani. Bezpośrednio po ukończeniu szkolenia wystawiali oceny w skali od 1 do 5. Średnia ocen końcowych wyniosła 4,8.
W drugim etapie, poświęconym „Wiedzy” i „Uczeniu się”, przeprowadzono ocenę nabytej wiedzy i umiejętności. Wyniki pokazały, że 95% uczestników pomyślnie ukończyło szkolenie i otrzymało nowe, praktyczne informacje, przydatne w ich działalności zawodowej.
W trzecim etapie ewaluacji, poświęconym „Zachowaniu”, przeanalizowano zmiany w zachowaniu uczestników szkolenia. W tym celu opracowano sześć wskaźników i zastosowano pięciostopniową skalę, od „braku zmian” do „znacznej zmiany”. Autorka wspomina tylko o niektórych wskaźnikach użytych w artykule, ale mogą się one różnić w zależności od programu i celów szkolenia. Należy zauważyć, że zmiany w zachowaniu oceniano nie natychmiast, ale dwa miesiące po ukończeniu kursu. Wyniki pokazały, że większość uczestników poprawiła swoje umiejętności prowadzenia rozmów na temat bezpieczeństwa (91%), nawiązała bardziej oparte na zaufaniu relacje z kolegami (84%) i poczuła się bardziej komfortowo w prowadzeniu trudnych rozmów (81%). Dane te podkreślają skuteczność szkolenia w rozwijaniu umiejętności zawodowych i poprawianiu relacji interpersonalnych w miejscu pracy.
Krok czwarty – Wyniki („Wpływ na biznes”). Uczestników poproszono o ocenę procentowego wzrostu ich produktywności i wkładu w pracę. Na tym etapie najtrudniejsze jest oddzielenie efektu szkolenia od innych czynników wpływających na wynik. W niniejszym studium przypadku wzięto pod uwagę następujące aspekty:
- odpowiedzi tylko tych uczestników szkolenia, których zachowanie uległo znaczącej zmianie;
- tylko zakres ich pracy, na który mogą realistycznie wpłynąć umiejętności nabyte podczas szkolenia (zakładamy, że wyodrębnienie tego zakresu do oceny jest najtrudniejszą częścią dla ewaluatorów, ale Paul Leone nie opisuje dokładnie, jak to zostało zrobione).
W wyniku szkolenia produktywność każdego uczestnika wzrosła średnio o 2%. Choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać nieistotne, kolejny etap analizy pokazuje, że wzrost ten ma istotny wpływ na wynik finansowy. Wartość ta w ujęciu pieniężnym może prowadzić do znacznego wzrostu zysków firmy, co podkreśla znaczenie inwestowania w szkolenia i rozwój pracowników.
Paul Leone nie podaje konkretnych wzorów, ale dla lepszego zrozumienia sytuacji oferuje dane liczbowe ilustrujące, co się dzieje. Liczby te pomagają zrozumieć skalę i dynamikę opisywanych procesów.
- Początkowe szacunki wzrostu produktywności wyniosły 39%.
- Odsetek osób osiągających wysokie wyniki (których zachowanie uległo znaczącej zmianie) wyniósł 51%.
- Odsetek wszystkich zadań w pracy, na które wpłynęła zmiana ich zachowania, wyniósł 10%.
- Całkowity wzrost produktywności wyniósł 2%.
W piątym kroku obliczono zwrot z inwestycji (ROI). W tym celu wyniki uzyskane w poprzednim kroku przeliczono na ekwiwalent pieniężny i porównano z pełnymi kosztami szkolenia. Podstawowe podejście polegało na tym, że produktywność pracownika powinna co najmniej odpowiadać jego wynagrodzeniu. Jeśli produktywność po szkoleniu przekroczy poziom wynagrodzenia, przyniesie to firmie znaczące korzyści. Ocena zwrotu z inwestycji (ROI) pozwala nam zatem zrozumieć skuteczność inwestycji w szkolenia i rozwój pracowników.
Za podstawę obliczeń przyjęto standardowy stosunek wynagrodzenia i produktywności w stosunku 1:1, zakładając, że był on co najmniej równy tej wartości przed szkoleniem. Ponadto stwierdzono, że średni wzrost produktywności wśród wszystkich analizowanych uczestników wyniósł 2%. Wzrost ten ostatecznie przełożył się na korzyść w wysokości 376 dolarów na uczestnika.
Porównując tę wartość z kosztem szkolenia jednego uczestnika, wliczając koszt jego czasu, stwierdzono, że zwrot z inwestycji wyniósł 275%. Oznacza to, że na każdego dolara zainwestowanego w szkolenie firma zwraca 3,75 dolara. Tak wysoki zwrot z inwestycji podkreśla znaczenie inwestowania w rozwój pracowników i szkolenia zawodowe w celu poprawy ogólnej wydajności firmy.
W szóstym etapie badania Paul Leone zbadał dodatkowy aspekt – wpływ programu wsparcia menedżerów na efektywność szkoleń. W tym celu uczestników szkoleń podzielono na dwie grupy: jedną z aktywnym wsparciem ze strony kierownictwa i drugą bez aktywnego wsparcia. Wyniki pokazały, że w pierwszej grupie produktywność wzrosła o 2,5%, podczas gdy w drugiej grupie wskaźnik ten wyniósł zaledwie 0,8%. W rezultacie zwrot z inwestycji (ROI) w pierwszej grupie był siedmiokrotnie wyższy niż w drugiej. Te dane finansowe podkreślają znaczenie nie tylko samego programu szkoleniowego, ale także wsparcia udzielanego uczestnikom przez kierownictwo dla osiągnięcia sukcesu w nauce. Firma BP, dzięki udanej implementacji kompleksowej strategii pomiaru i gromadzenia danych, udowodniła skuteczność swoich szkoleń z zakresu bezpieczeństwa opartych na zanurzeniu. Ten przypadek podkreśla znaczenie właściwej analizy danych dla interesariuszy i liderów biznesowych, pokazując wartość szkoleń pracowników. Takie inicjatywy nie tylko poprawiają bezpieczeństwo w miejscu pracy, ale także przyczyniają się do ogólnej wydajności firmy.
Kolejny krótki przykład z tą samą strukturą oceny
Szkolenie BP to tylko jeden z wielu przykładów rozważanych przez eksperta. W podobnym artykule przytacza on przypadek związany z zarządzaniem zmianą. Chociaż Paul Leone nie wskazał konkretnej firmy, szczegółowo opisał metodologię oceny efektywności i zwrotu z inwestycji w proces szkoleniowy. Ewaluacja została przeprowadzona zgodnie ze wspomnianą wcześniej strukturą, co sugeruje uniwersalność podejścia do analizy rezultatów programów szkoleniowych.
- Reakcja. Została zmierzona bezpośrednio po szkoleniu – 100% uczestników było zaangażowanych i zadowolonych ze szkolenia.
- Wiedza. W tym przypadku zidentyfikowano cztery kluczowe obszary: na przykład rozpoznawanie sygnałów emocjonalnych zmiany jako szans lub stworzenie planu działania, który pozwoli zaakceptować zmianę i nią zarządzać. Okazało się, że 98% uczestników zdobyło nową wiedzę, a średnio, porównując stan „przed” i „po” szkoleniu, ich wyniki wzrosły o 38%.
- Zachowanie. Trzy miesiące po szkoleniu przeprowadzono ocenę, wykorzystując sześć kryteriów opartych na pięciostopniowej skali. Na przykład, ocena śledziła, czy uczestnicy zaczęli dostrzegać możliwości zmiany, czy kontaktowali się ze współpracownikami i czy nauczyli się, jak zarządzać zmianą. Wśród ustaleń: 90% uczestników wykazało poprawę w zakresie od „pewnej” do „znacznej”, a 67% wykazało silne lub istotne zmiany we wszystkich sześciu kryteriach.
- Wyniki. Podobnie jak w poprzednim przypadku, podjęto próbę oddzielenia uzyskanych wyników od wpływu innych czynników – tym razem wykorzystując dane dotyczące produktywności pracowników i ich wkładu w działalność firmy, które przeliczono na procenty. Dane te również skorygowano, uwzględniając jedynie wyniki osób, u których zaobserwowano istotne zmiany w zachowaniu. Okazało się, że średnio produktywność każdego uczestnika wzrosła o 21% w wyniku szkolenia.
- ROI. Na tym etapie obliczono zwrot z inwestycji: uzyskane wyniki wyrażono procentowo w wartościach pieniężnych, a następnie porównano z kosztami szkolenia. Zwrot z inwestycji w ciągu trzech miesięcy wyniósł 57%, a każda zainwestowana złotówka powinna przynieść firmie 6,28 USD zysku.
W tym przypadku Paul Leone zbadał, jak coaching po szkoleniu wpływa na wzrost zwrotu z inwestycji (ROI). Podzielił uczestników na dwie grupy: jedną, która uczestniczyła w sesjach coachingowych po ukończeniu szkolenia, i drugą, która ich nie uczestniczyła. Wyniki pokazały, że pracownicy, którzy skorzystali z coachingu, wykazali się dwukrotnie większą skutecznością, co bezpośrednio wpłynęło na zwrot z inwestycji. Potwierdza to znaczenie coachingu jako narzędzia do zwiększania produktywności i poprawy wyników finansowych firmy.
Czytanie jest również ważne dla rozwoju i poszerzania horyzontów. Zanurzenie się w literaturze wzbogaca nasz wewnętrzny świat i pomaga nam lepiej zrozumieć otaczający nas świat. Eksplorując różne gatunki, możemy znaleźć inspirację i nowe pomysły. Regularne czytanie pomaga poprawić koncentrację i myślenie analityczne, co jest przydatną umiejętnością w każdej dziedzinie życia. Nie zapomnij poświęcić czasu na książki, artykuły i badania, które pomogą Ci być na bieżąco z najnowszymi trendami i odkryciami.
- Jak zaprojektować szkolenie firmowe, jeśli temat jest wyjątkowo nudny
- Współczynnik adaptacji: czym jest i jak odnosi się do rozwoju personelu
- Jak rozwijać liderów, nie odrywając ich od pracy: przypadek Gazprom Neft
- Czym zastąpić nudne szkolenia: model projektowy 5Di
- Jak stworzyć warunki do rozwoju pożądanych zachowań u pracowników