Dlaczego takie szkolenie było potrzebne
RTLabs to wiodący twórca systemów e-administracji w Rosji. Głównym projektem firmy jest portal usług rządowych, który zapewnia obywatelom wygodny dostęp do usług rządowych online. Portal usług rządowych upraszcza interakcję między obywatelami a agencjami rządowymi, umożliwiając im szybki i sprawny dostęp do niezbędnych usług i informacji. RTLabs aktywnie wdraża innowacyjne technologie, aby poprawić jakość i dostępność usług rządowych, przyczyniając się w ten sposób do rozwoju gospodarki cyfrowej i poprawy życia obywateli.
W czasie pandemii obciążenie usług Gosuslugi znacznie wzrosło, co doprowadziło do gwałtownego wzrostu obciążenia pracą. W rezultacie firmy musiały zatrudnić ponad 500 specjalistów IT średniego i wyższego szczebla, aby zapewnić sprawne działanie i obsługiwać rosnącą liczbę zapytań.
Aby przyspieszyć proces rekrutacji IT, konieczna jest analiza lejka rekrutacyjnego i identyfikacja wąskich gardeł, które spowalniają ten proces. W tym celu opracowaliśmy Mapę Ścieżki Kwalifikacyjnej Pracownika (EJM). Korzystanie z EJM pozwala na wizualizację etapów rekrutacji i identyfikację opóźnień. Zrozumienie tych kwestii pomoże zoptymalizować proces i zwiększyć jego efektywność, co z kolei przyspieszy rekrutację wykwalifikowanych specjalistów IT.
Anastasia Ponomareva, była szefowa działu rekrutacji w RTLabs, dzieli się swoimi doświadczeniami z analizy EJM. Współpracując z kolegami, zidentyfikowali problemy na etapie interakcji z kandydatami, kiedy menedżerowie ds. rekrutacji, tacy jak kierownicy działów, wybierają pracowników do swoich zespołów. Ten etap jest krytyczny, ponieważ to właśnie tutaj kształtuje się pierwsze wrażenie o firmie i tworzone są warunki do udanej współpracy. Analiza problemów na tym etapie pozwala na usprawnienie rekrutacji i podniesienie jakości zatrudnionych osób.
Aby lepiej zrozumieć problem, przeprowadzono trójstronną ocenę procesu rekrutacji za pomocą kwestionariuszy. Ta metoda pozwala zebrać opinie różnych uczestników procesu, co pomaga zidentyfikować mocne i słabe strony obecnych praktyk rekrutacyjnych. Analiza wyników kwestionariuszy pomoże zoptymalizować proces rekrutacji i poprawić jakość zatrudniania.
- Rekruterzy oceniali działania menedżerów ds. rekrutacji;
- Menedżerowie ds. rekrutacji oceniali działania rekruterów;
- Poszukujący pracy oceniali przebieg swoich rozmów kwalifikacyjnych.
Anastasia zauważyła, że wielu menedżerów ds. rekrutacji nie ma jasnej wiedzy o rynku pracy i często nie docenia znaczenia planowania procesu rekrutacji i budżetowania. Nie wypełniają starannie aplikacji, nie określając wszystkich niezbędnych wymagań wobec kandydatów, co prowadzi do opóźnień na wszystkich etapach procesu rekrutacji. W rezultacie, gdy nowi pracownicy rozpoczynają pracę, firmy nie są gotowe na ich wdrożenie. Zatem to, co jest oczywiste dla specjalistów ds. HR, może nie być jasne dla menedżerów ds. rekrutacji. To nieporozumienie powoduje wiele problemów w procesie rekrutacji.
Z uwagi na potrzebę poprawy efektywności doboru personelu, postanowiono przeszkolić menedżerów w zakresie podstaw rekrutacji. Usprawni to procesy rekrutacyjne, a także podniesie jakość kandydatów, co z kolei pozytywnie wpłynie na ogólny rozwój firmy. Szkolenie menedżerów w zakresie rekrutacji będzie ważnym krokiem w kierunku stworzenia bardziej efektywnego zespołu i wzmocnienia pozycji konkurencyjnej na rynku.
Jak to zostało zorganizowane
Monitoring rynku wykazał, że zewnętrzne metodologie często trudno dostosować do konkretnych zadań, ponieważ nie uwzględniają one specyfiki rynku IT i specyfiki poszczególnych firm. Stwarza to potrzebę opracowania własnych podejść i metodologii, które będą skuteczniej odpowiadać potrzebom firmy i jej otoczenia. Dostosowanie metodologii do rzeczywistych warunków pracy firmy pozwala na optymalizację procesów i zwiększenie ogólnej produktywności.
W rezultacie opracowano autorski program oparty na trójstopniowej ocenie procesu rekrutacji. Powstały model kompetencji dla menedżerów ds. rekrutacji obejmuje dziesięć kluczowych umiejętności wymaganych na wszystkich etapach rekrutacji – od sformułowania wniosku rekrutacyjnego po wsparcie nowego pracownika w procesie onboardingu. Model ten stał się podstawą szkolenia z metodologii rekrutacji zatytułowanego „Szyszki i kokosy”. Szkolenie poprowadziła Anastasia Ponomarieva, która dzieli się praktyczną wiedzą i doświadczeniem, pomagając menedżerom w doskonaleniu umiejętności rekrutacyjnych.
Nazwa projektu „Szyszki i kokosy” odzwierciedla fundamentalne motto zespołu: „Nie oceniaj osiągnięć innych przez pryzmat własnych niedociągnięć”. To przesłanie zachęca do patrzenia na sukcesy innych z otwartym umysłem.
Kurs jest dostępny dla wszystkich uczestników rozmów kwalifikacyjnych, w tym dla czołowych specjalistów, ekspertów technicznych, kierowników działów i kadry kierowniczej wyższego szczebla. To szkolenie pomoże w doskonaleniu umiejętności i prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych, co jest niezbędne do skutecznej rekrutacji.
Istnieją pracownicy, którzy z różnych powodów, takich jak nadmiar obowiązków lub z góry przyjęte wyobrażenie o potrzebie szkoleń, odmawiają udziału w kursach. W tej sytuacji odnotowano pewien stopień oporu: według Ponomariowej około 30% menedżerów nie chciało uczestniczyć w szkoleniu. Zastosowano specjalne podejście, aby zmotywować ich do udziału w szkoleniu.
Zorganizowaliśmy spotkania z uczestnikami, którzy odmówili udziału w szkoleniu i mieli trudności z rekrutacją. W spotkaniach tych uczestniczył prezes. Celem spotkań nie było wywieranie presji ani krytykowanie, ale otwarta dyskusja na temat sytuacji z różnych perspektyw. W wyniku tych dyskusji osiągnęliśmy wspólne porozumienie i znaleźliśmy rozwiązania problemów.
Szkolenie menedżerów ds. rekrutacji odbywa się w 20-osobowych grupach. Każda grupa uczestniczy w dwudniowych sesjach szkoleniowych trwających dwie godziny. Program kursu składa się z trzech głównych części.
Praktyczne zadania grupowe służą rozwijaniu umiejętności przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych. Anastasia Ponomareva podaje jeden z przykładów takich zadań. Ćwiczenia te pomagają uczestnikom doskonalić umiejętność oceny kandydatów i nauczyć się zadawać właściwe pytania. Praktyczna praca w grupach ułatwia wymianę doświadczeń i pozwala im przećwiczyć różne scenariusze rozmów kwalifikacyjnych, co ostatecznie poprawia jakość rekrutacji i zwiększa efektywność procesu selekcji.
Zorganizowaliśmy sesje online w trzyosobowych grupach. Jeden uczestnik wcielał się w rolę osoby przeprowadzającej rozmowę, drugi w rolę kandydata, a trzeci w rolę obserwatora. Każdy uczestnik otrzymał karty z informacjami na temat rozmowy. Po ćwiczeniu odgrywania ról uczestnicy podzielili się swoimi wrażeniami na temat tego, kto pomyślnie przeprowadził rozmowę, a kto napotkał trudności. Następnie trener przeanalizował popełnione błędy i omówił sposoby ich skorygowania w celu zwiększenia skuteczności rozmów kwalifikacyjnych.
Zorganizowano skrócone, jednodniowe szkolenie dla kadry kierowniczej wyższego szczebla, w tym prezesa, uwzględniając ich napięty grafik. Taka formuła pozwala na efektywne przekazanie kluczowej wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego zarządzania firmą. Szkolenie obejmuje istotne tematy, które przyczyniają się do rozwoju cech przywódczych i doskonalenia myślenia strategicznego, co jest szczególnie ważne dla kadry kierowniczej wyższego szczebla.
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy wypełnili ankietę zwrotną, która dostarczyła cennych informacji na temat jakości szkolenia. Dział rekrutacji również dokładnie przeanalizował wyniki dotyczące skuteczności rekrutacji po zakończeniu szkoleń. W razie potrzeby program był aktualizowany i uzupełniany, aby zwiększyć jego skuteczność i sprostać potrzebom uczestników.